提案请求（RFP）通常用于复杂的项目，它有助于指定项目的性质并公开提案的评估标准，以选择最适合该工作的IT公司。它用作企业或组织的项目资金公告，IT公司可以从那里进行投标以完成项目。通常将RFP发送给少数入围公司，这些公司被选为特定项目的潜在候选人。通过RFP，可以轻松建立长期的业务关系，使双方都能满足彼此的期望。

该文件提供了对项目要求和期望的详细描述，并概述了招标过程以及合同条款和条件。它专门针对组织的需求量身定制，对于确保企业的未来效率至关重要。取得平衡很重要：建议书不应过于详细，以至于限制可能的承包商的创作自由，也不应含糊不清，使投标人对如何处理项目感到困惑。

RFP在提供必要的详细信息方面越有效，就越有可能选择符合组织目标的合适IT公司。发出RFP的好处是获得了多个投标，这使组织可以做出明智的决定。

怎么运行的？

该过程通常从起草RFP开始。在起草过程中，组织应考虑其目标，必要条件和可能实现的目标。然后，选定的投标人将审核草案并提供反馈以进行改进。实施这些建议后，将发布最终的RFP。然后，组织与投标人就价格和任务细节进行谈判。然后，组织可以要求投标人提交最佳报价，然后再将合同授予他们认为最合适的IT公司。

重要的是要考虑公司的状况以及投标者在审查投标时能够按照他们的建议做事的能力。在决定优胜者时，组织应考虑各种建议的优缺点，并评估其中哪些与自己的价值观最相符 -例如，他们将优先考虑最低成本，最快生产还是最高质量。
里面有什么？

值得在RFP中包括对中标者将要完成的任务的描述，以及他们应遵循的时间表或最后期限。RFP还应包括有助于投标人的有关组织及其业务开展方式的信息。它还应通过说明要提供的信息来指导投标者如何对投标作出回应。

该文档应分为以下部分：

引言

要求

选择标准

时间线和流程

简介将说明组织为何发布RFP，以及他们希望通过RFP实现什么。它还可以提供其他部分关键点的摘要，例如投标截止日期。

需求部分将向潜在的IT公司指定组织希望实现的目标，例如，他们希望为其编写软件的系统类型（定制软件，系统集成，移动APP，报告软件等）。

选择标准将说明如何选择中标（例如，按最便宜的价格或最快的承诺交货时间）。

这些时间表将为准承包商提供一组截止日期，并为预计需要多长时间提供指南。流程部分将说明在首次发出RFP，授予合同和开始工作之间的协作过程将如何进行。