文件管理系统（DMS）本质上是一种使关键过程自动化的软件，例如组织，数字化，保护，批准和捕获业务文件和文档的过程。
想想一个老式的文件柜（哦，亲爱的！）。现在，想象一下该文件柜是否可以自动执行其中包含的文档的整个分类过程-您要做的就是跟踪进度。这本质上就是电子文档管理系统的工作。
大多数DMS解决方案都将数据存储在云中。但是，它们不仅限于您典型的云存储服务。先进的DMS解决方案，都能够处理在任何一天中在您的业务中移动的大量文档。
让我们仔细研究一下文档管理系统如何简化您的流程。
您是否还在日常生活中使用纸质副本？对于管理大量文档的企业而言，转换为数字文件并将其存储在安全的服务器上通常是一个完整的噩梦–从时间，金钱和物理存储角度而言。
好的DMS软件解决方案将使这些组织能够自动化将物理副本转换为数字文档并将其存储在云中的过程，从而节省了物理存储成本。这也可以简化您的其他流程：由于文档现在存储在云中，因此您的员工可以轻松，即时地访问他们所需的所有信息。
除此之外，文档管理解决方案还可以为您带来以下优势：
DMS可以节省您的时间
无纸化并依靠DMS解决方案，将使您的员工有更多时间专注于真正有助于业务增长的整体任务。
所有成功的企业家都知道这一点，但是仍然值得一提：时间与金钱或利润一样宝贵。花时间在纸质文档上并不是真正的生产性任务。借助DMS软件，您的员工可以轻松访问云中的特定文件-并将其通过电子邮件转发给同事进行协作。
换句话说，将为每个参与人员节省大量时间。
DMS是管理和分发文档的便捷方式
一般而言，在软件系统和技术方面，特别是在消费者驱动的技术中，“便利”一词泛滥成灾。但是，便利性不仅仅针对最终用户。它在商业环境中也获得了极大的关注。
例如，大多数DMS解决方案都通过安装在智能手机，平板电脑和其他移动设备上的APP提供移动可访问性。该功能使公司员工可以访问存储在云中的相关文件和文档。
使用他们的APP，他们将能够随时方便地管理，组织和分发文档。它还将使他们能够协作，监视和保护敏感信息。但是，请始终确保已使用移动设备管理来保护设备。
它提供了更好的安全性和实用性
数字技术的出现带来了许多优势-以及对您的企业的潜在安全威胁。
数据泄露，信息泄漏，存储故障和其他威胁可能给您的业务带来灾难性的后果。但是，这意味着越来越多的开发人员和服务生产商正在大力投资以使其产品尽可能安全。
即使您现在使用软件系统，开发人员和程序员也会不断地在幕后进行工作，以提高其系统的安全性和效率。这就是为什么一个好的软件解决方案将不断获得定期更新的原因。
客服毛燕