许多组织开始评估其采购流程，并正在寻找新型的电子采购工具来满足他们的需求。采购过程包括以下步骤：
识别和预测物料或服务需求
评估潜在供应商
选择供应商
下达和接收购买要求
持续衡量和管理供应商绩效
各个组织的阶段可能有所不同，这取决于采购是采购全新商品还是重复采购的商品，以及采购是否超过特定的美元门槛，是否需要详细的批准程序。
新项目要求采购部门花更多的时间预先评估潜在来源。重复项目通常都有一些已批准的来源。即使如此，对现有的采购合同进行合规性检查也很重要，并确保您获得最经常使用的产品和服务的最佳交易。
过去，准备和管理必要的购买文档是一个耗时的过程。许多公司已经简化了文档流程，以通过使用电子采购工具来降低所有购买所需的成本和文书工作量。
电子采购软件可以更轻松地通过自动化以及电子生成与购买相关的文档并将其传输给供应商的方式来管理文档流程。采购平台通过加快采购周期来帮助简化业务流程。
电子采购流程的好处包括：
消除文书工作和文书处理
在识别需求与下达和接收订单之间花费的时间更少
错误更少
改善与供应商和公司内部的沟通。整个供应链中更好的供应商关系为利润创造了更多空间。
减少采购部门的间接费用
采购专业人员可以花更少的时间处理采购订单和发票，这使他们有更多时间专注于战略采购。
最终，尽管您确实必须在采购应用程序上进行投资，但它会为您节省多个领域的成本，从而收回成本。您将获得有关支出的实时可见性，从而可以确保预算在预算之内。您将可以应付特立独行的支出，并鼓励您的员工从可用的在线目录中进行购买。
由于一切都是自动化的，因此无需担心丢失文书工作或等待休假不在办公室的人的批准。由于存在错误空间，人工成本和缺乏支出可见性，传统的采购要贵得多。
电子采购流程与手动采购流程非常相似，但移动速度更快。
购买过程始于发现或预期材料或服务用户的需求。他们使用电子文档（例如采购申请，停止检查，例行重新订购系统（例如条形码）或预测和客户订单）来确定需求。有时，在新产品开发过程中确定的材料要求也可以满足购买需求。
根据所购买商品的大小和性质，现阶段可能有不同的步骤。如果购买的是新产品，则会进行供应商评估，以确定哪个供应商是公司的最佳选择。
如果这是以前购买过的产品或服务，则可能已经确定了供应商，但是部门主管和其他个人可能需要批准购买，然后才能向供应商发送购买订单。
对于办公用品等小额采购，电子采购系统通常允许采购申请数量很少，而无需公司其他人的批准。如果美元金额超出用户的许可以生成采购订单，则采购申请会在成为采购订单之前自动经过必要的批准过程。
如果采购申请要求的商品的美元价格较高，而该商品没有现有的供应商，则采购部门可以从潜在供应商处获取报价或出价。采购将报价请求（RFQ）或投标请求（RFP）转发给供应商，并邀请他们为采购合同提交投标书。
对于较大的购买，可能需要详细评估。在确定存在购买需求之后发生这种情况，并且发生了材料规格的制定。
对于已建立的供应商的常规和标准产品要求，不需要评估和选择供应商，并且可以继续进行批准过程。但是，任何新物品的潜在来源，特别是那些复杂的物品，都需要进行彻底调查，以确保采购只评估合格的供应商。
仅当没有现有供应商的采购或现有供应商不再能够满足您的需求时，才执行此步骤。一旦采购部门在评估过程中完成了所需的活动，便会进行最终的供应商选择。选择供应商是一项重要活动，因为在采购周期的此阶段犯下的错误可能会严重损害企业的利润，并且需要很长时间进行纠正。
收到投标书并进行谈判后，采购团队选择供应商，然后继续通过采购批准流程批准采购，该流程由电子采购系统自动完成。
一旦选择了供应商或收到了采购申请，采购就会通过创建电子采购订单来授予采购批准。PurchaseControl允许用户创建采购申请，这些申请根据安装过程中创建的批准规则自动进行批准流程。批准采购申请后，它将自动转换为采购订单，以节省时间和精力。
采购订单详细说明了有关采购的所有关键信息，包括数量，项目，质量要求，价格，交货方式，交货日期，采购订单编号，订单到期日期和收货地址。
在采购周期的这个阶段，采购需求被实际传输。一些组织选择以电子方式提交订单，而其他犯罪材料通过邮件或传真发布。使用电子数据交换（EDI）可以帮助缩短订单周期时间。运输和接收过程还需要其他一些相关文件，这些文件也可以电子化，例如提货单，物料装箱单和接收报告。
您永远不要以为，因为去年您找到了特定产品的最佳供应商，所以他们将永远是满足您需求的最佳供应商。确保与最佳供应商保持一致的一种方法是在授予合同后跟踪其绩效。
如果您发现他们的交货一直迟到或数量短缺，并且还有其他问题，那么显然它们正在影响您与客户开展业务的能力。当供应商没有讨价还价时，必须进行持续的测量以发现改进机会或机会。
如果您没有正式的评估，那么随着时间的推移，您对供应商绩效的了解就很少。如果您没有评估系统，则没有支持未来购买决策所需的数据。
客服毛燕