在本博客迷你系列的第一部分中，我们介绍了成功实施文档管理软件开始时的关键步骤。前8个步骤引导我们完成了定义需求，软件选择，管理变更以及其他重要注意事项的工作。如果您错过了上半年，可以在这里阅读。在本节中，我们将讨论建议的实施步骤的后半部分，以逐步上线，以确保您的组织认识到文档管理软件实施项目的收益和预期的投资回报率。

实施文档管理软件：步骤9-18

合规性：
• 确定联邦，供应商或客户政策的合规性要求，并调整您的文档管理软件和工作流程来管理合规性要求。合规性要求经常变化。因此，拥有新的合规性信息的员工是您正在进行的文档管理团队的一部分，这一点很重要。

安全性：应该在初始实施期间设置文档管理安全性，但是随着整体安全性策略和过程的更改，安全性需求可能会发生变化。

文档分类：每个人都有不同的组织信息的方式。至关重要的是，您的组织必须定义文档和文件的存储方式，以便用户更轻松地查找信息。根据您选择的系统，您可能需要定义要在系统中存储哪些类型的文档和文件以及使用哪些标签来标识它们。

整合的文档管理软件：您必须考虑组织中已经存在的其他文档管理系统，如果可以消除它们或明确定义特定类型的文档将保留哪些系统。例如，您可能对核心ERP数据实施文档管理，但可能无法替换CRM软件中的嵌入式文档管理功能。此外，许多公司选择将Microsoft SharePoint用作员工，客户或供应商门户。定义应在SharePoint上管理哪些信息以及在文档管理软件中管理什么信息非常重要。最好合并到尽可能少的解决方案。

基础结构：评估您现有的基础结构以了解它是否完全支持您的文档管理目标。您可能会确定利用平板电脑，移动电话，Intranet和Extranet等新技术的方式，以更有效地捕获，检索和管理文档，从而进一步消除了人工操作和纸张。

培训：培训当前的员工和外部用户如何有效地使用文档管理软件。让关键员工参与实施，以便他们更加致力于项目的成功。为新员工提供持续的培训，如果他们不了解如何使用软件或工作流程，他们将不可避免地采用纸质和手动系统。教程视频，书面政策和程序文档（存储在课程系统中）对于正在进行的培训非常有用。如果您实施新程序，更改现有程序，添加新功能或升级到软件的新版本，还请考虑对员工进行培训。

试点：在会议室试点中推出文档管理软件，您可以在其中测试工作流程，以确保该设置适用于跨部门的用户。对会议室的试点结果充满信心之前，请不要尝试上线。

上线：计划您的上线活动，以确保基础结构就位，软件安装正确，会议室试点工作完成以及对用户进行培训。确保现有文档的数据迁移也已完成。同样重要的是，在最初采用期间要有额外的资源来帮助用户，并始终有一个备份计划，以防您发现实施过程中遗漏的内容。

审核：不要停止。您可以实施世界上最好的文档管理软件，但是随着时间的流逝，人们将停止使用它。您需要不断监视使用情况，对员工进行再培训，并随着业务需求的发展不断改进流程，更改流程或创建新流程。

请记住，实施的成功很大程度上取决于选择合适的软件系统，以及选择支持您的供应商。