您访问超级市场时，您不一定会协商杂货的成本，但为公司购买企业软件却大不相同。从一开始，重要的是要意识到企业软件代表了大多数公司的长期资本投资。但是，与其他许多购买（包括为您的组织而不是供个人使用的购买）不同，重要的是要意识到价格不如适当性或“合适性”重要。换句话说，在软件解决方案上不存在“讨价还价”之类的事情，而该解决方案并不完全适合您公司的需求。虽然它可能会在短期内省钱，但只会造成挫败感，并增加支出。
综上所述，一旦您确定要考虑的软件能够满足公司的需求，就可以考虑成本。那么，首先如何计算价格？
大多数供应商将其软件成本基于以下几个因素：客户组织所需的用户许可数量；软件的配置，包括所需的任何自定义；与软件的部署和维护相关的成本，其中可能包括通常昂贵的实施阶段；最后，还有任何售后服务或支持协议。
例如，购买汽车与在几个不同的经销商处可以为同一个型号定价的汽车不同，在购买企业软件时，您不能四处逛逛。一般而言，每个地区都设有一个供应商销售团队或增值经销商（VAR）。这就是为什么最好选择一个合适的解决方案的原因；如果您正在考虑两种或三种强大的可能性，则可以激发多家供应商之间的业务竞争。
始终建议您进入任何企业软件选择项目，并清楚了解组织所需的功能和特性。实现此目的的最简单方法是使用信息请求（RFI）或建议书（RFP）模板，该模板描述了您要查找的软件类型中的不同功能区域和功能集。这使您可以确保清楚地描述了公司的需求，并使供应商处于必须响应您的精确要求的位置，而不是试图向您出售可能不太合适的软件解决方案。
通过向入围的软件供应商发送全面的RFP模板，您将收到详细的建议以进行比较，从理论上讲，任何一个建议都应该能够满足公司的需求。当然，重要的是要仔细考虑每个竞争供应商针对您的RFP / RFI提出的建议。功能差距（如果有）是什么？供应商如何解决这些差距？这些问题的答案是您进行任何谈判的起点。让每个供应商知道您也正在考虑他们的几个竞争对手的解决方案是很公平的。
例如，假设软件供应商A提供的解决方案与软件供应商B几乎可以满足您公司的既定要求，并且价格要低10％。假设您喜欢供应商B的解决方案-因为它支持某些功能，而您需要供应商A的解决方案不支持-您现在可以将供应商A的较低价格用作讨价还价的筹码。您的首选供应商很有可能通过匹配供应商A的报价或通过提供部分价格折扣来进行谈判。
但是请记住，并非所有供应商都会进行谈判……但是仍然值得询问。如果他们根本不会就价格进行谈判，那么您可能会在其他方面达成协议。例如，也许您可以免费获得一些必要的自定义或附加补丁，扩展的维护协议，实施的折扣等。
在最后的采购谈判中，请确保您正在与最高级的卖方代表交谈-问他或她是否有权进行谈判。另外，请确保您身边有您的法律顾问（无论该律师是您公司的正规雇员还是承包商），以记录每个合同点。重要的是要获得书面意见，最好是有法律经验的人，以确保以后可以适当跟进任何协商的意见。
要问的关键问题之一是厂商在建议的价格中包含多少个用户许可证。请记住，每个需要使用此软件解决方案的员工都需要一个用户许可证。询问供应商如果以后需要添加更多许可证，会发生什么情况也是明智的。如果您的公司收购，被另一家公司收购或与另一家公司合并，会发生什么—当前的许可证数量是否可以转让？除此之外，请确保购买合同中包含一项条款，规定由承包商或审计师之类的外部方使用一个或多个许可证。
如果尚未涉及，请确保明确供应商建议的部署类型。是本地部署，云部署还是混合部署？供应商是否有其他可用选项（假设您有能力考虑这些选项）？
了解与您见面的每个供应商何时期望发布其软件的升级。届时您公司的选择是什么？供应商是否准备提供免费或降低成本的升级？担任Beta测试员怎么办？供应商是否同意为您的公司提供处于Beta测试阶段的免费使用的附加功能？
最后一个问题是，找出供应商愿意提供哪些附加功能（如果有）。一些示例可能包括用户培训，增强或折扣的维护协议，服务台服务等。
当供应商只是拒绝谈判时，您该怎么办？假设您在候选名单上至少还有一个或两个其他软件选项，请询问供应商计划如何缩小与您公司业务的竞争差距。这是为什么要使用全面的RFI / RFP并提出非常详细的建议的另一个例子。如果勉强的供应商指出他们的软件“可能比竞争对手优越”，那么您可以反驳一个或多个竞争对手在一个或多个功能上具有相同或什至更强大的论点。对您的公司很重要。尽管供应商可能会相信软件是“最合适的一种”，但事实并非如此。一个供应商的解决方案可能确实对某些公司而言是优越的，而另一供应商的解决方案可能会提供更适合其他公司的解决方案。
如果您没有商议价格的空间和/或您的清单上没有其他可行的选择，请询问供应商可以做什么来代替价格调整。例如，供应商也许可以免费提供用户培训，在可用时提供免费或降低成本的升级，签订维护合同等等。
最后，问问自己，您和您的公司是否准备好放弃交易。这可能意味着您的公司将选择与您的备选方案不同的解决方案，即使这意味着采用匹配程度较低的替代方案并添加定制功能来满足您的需求。或者，如果已经使用了当前的系统来为您提供足够的服务，那么等待时间也许是一个可行的选择。如果没有别的，那么可能只是等待一下，足以使卖方担心失去一份在谈判开始时几乎已经敲定的合同。
请记住以下几点：
确保您要购买的许可证没有过期，即使您的公司没有续签维护合同或被收购或与另一家公司合并也是如此。
确保允许您复制用户文档/培训说明，以供其他员工或将来的员工使用。
从供应商处获得软件交付和/或实施的确切日期。
确保有必要让您的外部顾问使用该软件。
要求免费获得任何出现的错误修复程序。
客服毛燕