当组织着手评估和选择企业资源计划（ERP）软件系统时，要确保成功，需要考虑许多问题。成功的软件选择意味着选择最适合公司需求的软件解决方案，因为该软件解决方案可以完全满足他们的需求，并且最终不是学习使用的挑战，因此最终用户将选择该解决方案。
这些关键问题中的许多取决于内部因素，例如正确评估组织对软件的需求，设备考虑因素，甚至内部利益相关者的“较软”问题，诸如此类的想法都是需要新的软件解决方案，并决定应考虑购买哪些特定解决方案，但是外部问题，即您公司外部的因素呢？在这里，我们研究了评估和选择ERP系统的公司面临的三个主要外部挑战。
成功的软件选择项目是一个多方面的项目。尤其是在组织中，负责管理此类项目的一个或多个员工忙于时间和杂乱无章地履行多项承诺，他们的诱惑是抢占出现的第一个可行解决方案。
假设您的公司的选择团队在企业资源计划（ERP）系统或公司计划购买的其他企业软件解决方案方面已充分评估了公司的当前要求。已经与各种利益相关者进行了协商，以确保满足每个人的需求。征集建议书（RFP）或已经准备好信息请求（RFI）并将其发送给某些供应商，并且已经收到一份建议。该供应商是一个知名品牌，该供应商提出的解决方案似乎打勾了大多数产品，而且价格似乎或多或少都达到了预期。为什么不签署购买协议并继续下去呢？
为了回答这个问题，让我们深入了解选择过程。请记住，使用全面的RFP或RFI文档的主要原因之一是要从许多不同的供应商处获得详细的，可比较的答复。作为买家，您的公司没有义务按照“先到先得”的原则从供应商那里购买企业解决方案。您将作出多年的购买和使用一个系统的承诺，该系统将紧密结合到组织的许多或大多数关键业务流程中。您还要求工作人员（在某些情况下甚至是您的供应商甚至某些客户）使用给定的软件，以便他们与您开展业务。
请记住，当今的企业软件解决方案大部分都是好的产品。选择选项始终会下降以适合。即使您的业务属于某个类别，也并不意味着专门为该业务类别开发的软件也可以很好地满足您的要求。即使在竞争对手和您所在类别的其他公司中，您的公司也是独一无二的。例如，考虑移动计算的问题并带上自己的设备（BYOD）。这是企业软件中越来越热门的话题。如今，许多公司拥有一支随时随地的员工队伍，这些成员完全希望能够访问其关键业务应用程序并在任何地方（通常是在自己的个人设备上）进行工作。但是，并非所有公司都属于此类。如果您的公司不是特别需要大量的移动性，也不打算在未来几年内看到这种情况的巨大变化，那么如果真的不能使用该功能，是否真的有必要为此功能支付额外费用？
无论是ERP，商务智能（BI），人力资本管理（HCM），客户关系管理（CRM）系统等，企业软件都是一项资本投资。由于许多公司面临预算紧张的问题，因此价格几乎始终是一个认真的考虑。但是软件选择的决定不能只围绕价格，尤其是起初不是。
原因是企业软件不仅仅是增加便利性的问题，任何解决方案都可以在其中完成工作-它涉及到您业务的大部分或全部领域，对于执行日常业务流程至关重要。将会有一些更适合您公司的流程和需求的解决方案，以及不合适的解决方案。理想情况下，最便宜的解决方案将是最适合您公司的解决方案，但是您可能会猜测情况并非如此。事实是，如果所选择的软件成本较低，但不适合公司的特定业务流程，或者用户不容易适应，那么这些节省的成本将使您花费大量时间来提高生产力，时间，甚至还有钱。让我们更深入地研究这种情况。
假设您的公司是一家中型汽车零部件制造商，并且已决定升级该公司的ERP解决方案。管理没有考虑潜在解决方案的特性，功能，可用性和其他方面的细节，而是采用了基于成本的解决方案。这是针对汽车行业垂直行业的解决方案，因此它必须能够胜任工作，对吗？同一个行业的其他公司已经使用该供应商的解决方案已有多年了，所以它一定是一个好的解决方案，对吗？
事实是，为您的特定公司选择正确的企业软件解决方案确实很合适。对于另一家公司，甚至与您自己的公司非常相似的解决方案，这可能是几乎理想的解决方案，但可能并非最适合您的组织。如果特定供应商的解决方案缺少您公司所需的某些功能，则可以依靠变通办法，其中包括一些自定义工作（例如，某些开发和编程）或来自第三方供应商的旨在与之配合使用的补丁程序。该解决方案并解决所缺少的功能。但是，这些修复程序不是免费的。尤其是在经验丰富的程序员进行定制开发工作的情况下，成本不可忽略，而且通常还会涉及一些时间延迟。
这就是为什么适合度如此重要的原因。您评估的解决方案很可能无法100％完美地满足公司的需求，但是匹配的距离越近越好，因为最好只对一个或两个功能进行自定义，而不是对六个或六个功能进行自定义更多-这样的“附加组件”可以很快消除您期望的任何价格节省。
比较潜在的解决方案，看看哪种解决方案更适合您公司的特定需求，可以帮助您快速了解似乎提供相同产品的供应商之间的差异。
企业软件是快速发展的技术领域。在企业软件领域中，信息往往在短短几个月内就过时了，更不用说一年或更长时间了。这是为什么在选择软件时依靠同事的建议很危险的主要原因。几年前的真实情况可能不再如此，甚至可能不再适用。卖方本身也经常发生变化。当然，许多熟悉的品牌仍然存在，例如1级供应商，但是越来越多的供应商如雨后春笋般出现，专注于为中小型企业规模以及特定或细分市场的客户提供服务。这里的教训是，不必过多依赖名称识别。
最新数据也很重要，因为供应商为软件功能提供了不同级别的支持。再次重申，目标是找到与您公司的独特需求尽可能匹配的特定软件解决方案。在比较供应商的建议时，请务必注意公司所需功能或支持的级别。供应商的解决方案可能“完全支持”某些功能，这意味着这些功能直接内置在软件中并且可以立即使用。或者这些功能可能是“部分受支持的”，即受其他应用程序支持，受第三方提供程序支持或完全不受支持。后者的支持级别可能意味着，要获得该特定功能，您的公司将必须购买补丁程序，支付定制编程费用，或等待即将发布的对该软件进行升级以包含该功能的版本。对于最后一种情况，称为“蒸气软件”，它意味着供应商承诺即将推出的更新中将包含（完全支持）缺少的功能。一般而言，最好不要依赖此类汽具承诺，除非有问题的特定功能属于您的业务“很不错，但不是必需的”类别，因为汽具通常会被推回未来的版本，甚至被取消。”表示供应商承诺即将推出的更新中将包含（完全支持）缺少的功能。一般而言，最好不要依赖此类汽具承诺，除非有问题的特定功能属于您的业务“很不错，但不是必需的”类别，因为汽具通常会被推回未来的版本，甚至被取消。”表示供应商承诺即将推出的更新中将包含（完全支持）缺少的功能。一般而言，最好不要依赖此类汽具承诺，除非有问题的特定功能属于您的业务“很不错，但不是必需的”类别，因为汽具通常会被推回未来的版本，甚至被取消。
避免软件选择所涉及的陷阱或陷阱可能很棘手，但这是值得的。您最终将获得一个非常适合您公司的解决方案，从长远来看，它将节省时间，能源和成本。
客服毛燕