如果您有机会提高所有业务流程的效率，准确性和有效性，您会接受还是坐下来让您的竞争继续前进？在当今竞争激烈的全球经济中，致力于实现目标的组织需要获得每一个优势。工作流自动化等技术已成为成功业务战略中越来越重要的部分。
通过了解工作流自动化工具的工作方式，您可以更有效地实施它们，并开始获得减少人为错误，减少瓶颈以及提高整体生产率和利润率所带来的好处。
贵公司的运营效率最高吗？您的员工执行的任务是否尽可能精简而准确？这些员工是否在充分利用他们的时间？如果对这些问题和其他问题的回答为“否”，则工作流自动化可能只是帮助您的公司重返增长轨道和健康投资回报（ROI）的门票。
本质上，工作流自动化是业务流程管理（BPM）工具。这是有关确定和优化员工执行的任务的全部内容。它看起来不像手动流程，而是结合了应用程序和技术工具，例如人工智能，集中式数据管理和（毫不奇怪）流程自动化。
根据您的业务，您选择的自动化任务可以从根本上改变您的工作流程。最适合自动化的任务是：
基本（如果/然后处理，并有应急费用）
可预测的重复性任务，例如数据输入，自动电子邮件回复，预定的社交媒体帖子，从新员工，供应商或客户那里收集信息等。
如果无人值守，可能会遇到瓶颈的流程，例如，采购订单批准工作流，付款授权等。
不同的组织实施工作流自动化工具的原因不同。也就是说，诸如工作流自动化软件之类的工具为所有业务流程带来了一系列改进，包括：
更高的生产率和效率。
改善员工士气（减少工作量，减少重复性工作，提高工作满意度）。
提高了数据和任务执行的准确性。
当然，这些是广泛的描述，根据您选择的工作流自动化解决方案，您的企业可以享受围绕您最重要的业务流程而建立的更具体的改进。
“一个过程的效率和准确性越高，它可以完成得越快，而无需进行昂贵，费时的校正或调整。”
支持工作流自动化的最引人注目的争论之一是它的多功能性。它几乎可以应用于任何部门的业务流程，包括人力资源，会计和财务，市场营销，当然还有采购。
无论您是哪个行业或业务部门，选择自动执行手动任务都可以改善您的工作流程管理。采购特别受益于使用内置于基于云的全面采购解决方案中的工作流自动化工具，它不仅带来工作流自动化，而且带来深度数据分析，集中的数据收集，组织和管理，以及改进的供应商管理到桌子上。
将机器学习应用于手动流程，不仅可以将耗时且重复的任务转换为拖放式，设置式和忘记式工作流程，而且还可以帮助您确定使它们更加有效的机会。
考虑采购订单和发票的批准工作流。使用基于纸张的手动流程，关键的订单或付款可能会陷入瓶颈，丢失在邮件中或遭受各种人为错误（从数据输入SNAFU到错误的供应商信息，导致延迟或重复）付款。在诸如Microsoft Excel之类的程序中使用电子表格可以在一定程度上缓解此问题，但不允许进行真正的变革。
工作流自动化消除了人工干预的需要，同时也暴露了所有相关方的角色和责任。提醒使文档及时流通，因此不必担心丢失订单，生产短缺，错过折扣或生气的供应商收取滞纳金。实时监控和集中式数据存储使通信和协作变得简单直观。永远不会对PO或发票的状态感到困惑或疑问，因为每个人都可以实时查看其状态。
消除延迟和混乱的透明性也提高了责任感。流程基准，正式的业务规则和自动提醒使每个人都能完成任务，而且总的可见度使您一目了然，谁应该做什么，什么时候应该做什么以及可能阻碍工作的任何问题。而且由于监视了所有任务并记录了所有数据，因此使用关键绩效指标（KPI）可以轻松设置性能基准并优化流程。
此外，诸如供应商入职之类的任务以前曾涉及跨不同部门的多个人员，以成熟的流程来回搅乱文档，以免造成混乱和错误，现在可以通过使用供应商门户实现很大程度上自动化。有抱负的供应商提供其信息，并通过自动化的工作流程将其提交以供审核和鉴定；现有供应商可以连接到系统以更新订单信息，发送电子发票或提供特定于供应商的服务。在这里，KPI还通过将供应商合规性和绩效数据直接路由到您的系统中以进行监视和检查，从而提高了责任感和绩效。
一个过程的效率和准确性越高，它可以完成得越快-无需进行昂贵，费时的校正或调整。采购到付款（P2P）流程（通过支出将采购和应付账款（AP）与整个组织联系起来）是自动化时潜在价值增长的强大来源。将您公司每天，每周，每月和每年处理的成百上千的采购订单和发票上的细微改进乘以，您很快就会注意到利润的健康增长。
除了流程改进之外，工作流自动化还提高了支出的安全性。一个封闭的系统可以自动以适当的价格和条款，针对任何给定商品或服务的条件将买家与合适的供应商联系起来，从而可以有效地防止流氓支出和发票欺诈。毫无例外，追逐者和欺诈者被堵在门外，您的公司通过更有效地利用员工时间和更高的利润来获得价值。
使您的工作流程自动化可在整个采购到付款流程中提供具体且立即的改进。但是，借助诸如PurchaseControl之类的完整采购套件，您可以通过不断完善的实时数据的形式从不断进行的流程改进中获得更大的收益，这些数据已经可以进行分析了。强大的数据分析功能可以在工作流程陷入危机之前就发现潜在的问题区域。
完全的数据透明性意味着完全准确的预测和报告，以及更明智，更具战略意义的决策和计划。工作流程软件收集并组织绩效数据，以简化您的供应链，同时保持或改善绩效，与最佳供应商合作，寻求互惠互利的创新或增长机会，并改善合同管理过程中的议价地位。
在讨论自动化工作流流程的更强大好处时，很容易忽略人为因素。但是，尽管工作流自动化软件在数字领域中运行，但使用它的有血有肉的团队成员却从效率提高中获得了无形的收益。
考虑一下：将所有数据都放在一个位置，并备份到云中。自动化的警报，回复和更新消除了对环回和电子邮件标签的需求。无论您是在办公室，在旅途中还是在半个地球上工作，都可以通过适当的级别，适合移动设备访问整个团队的基本信息。实时协作和数据处理（包括生成报告以及创建预测和计划方案）可减少混乱，沟通不畅和延迟。使用相同的工作流程工具来集中供应商，可以更轻松地开发，保留和改善基本的供应商关系。自动发生意外事件意味着需要完成工作的人员总是处于循环中，并且您的公司不会因浪费时间或资源而损失价值。
数字化转型正在迅速重新定义现代工作场所，工作流自动化日益普及的原因之一是可自动化任务的广泛普及。一项研究发现，在800多个行业中执行的任务中有45％可以很容易地实现自动化，包括产品演示，回答常见问题（FAQ）和销售交易。
此外，研究还发现，在800个行业中，有60％以上的工作可以通过自动化释放多达30％的工作时间。通过低级，低价值的任务（例如数据录入，销售线索生成，文档处理等）的自动化，员工可以有更多时间专注于需要人类智能和技能的高价值战略任务。
实际上，该研究发现，只有4％的普通工作场所任务完全需要人类的创造力，而只有29％的工作需要人类对情感的理解。虽然这似乎是对现代商业实践的指责，但实际上这是一个有前途的机会。使用流程自动化，将耗时的重复性工作的繁琐工作转移到计算机上，使工作人员得以将其独特的人类创造力，技能和专业知识带给支持组织目标的更具雄心和更具战略意义的工作。
结果？更快乐，更有生产力的员工，更低的运营成本以及跨采购职能的更高效率和准确性-并且由于采购涉及公司的各个方面，因此涉及您所有的业务部门。
投资于持续改进是确保业务增长的必然策略。工作流自动化使您可以从所有流程中获取最大价值和节省，可以提高员工绩效和士气，并创建可以促进创新，发展和战略思维的业务环境。
客服毛燕