无论您的业务流程执行情况如何，流程中总有改进的余地。随着大数据分析，自动化和人工智能等不断发展的技术为战略决策提供的支持越来越多，许多公司正在寻求通过构建专注于持续改进的更智能，响应速度更快的软件环境来优化竞争优势和盈利能力。而且由于它涉及到您业务的每个部分，因此优化采购到付款流程（有时称为P2P流程或购买到付款流程）尤为重要。
要实现此优化并从生产率，利润率和效率中获得相应的收益，您需要正确的按需采购解决方案。与许多其他产品一样，采购到付款系统具有广泛的配置和功能。为了找到最适合您企业的软件，您需要了解如何评估采购软件并选择能够满足预算和绩效需求的软件包。
自21世纪初以来，数字化转型已广泛涉足包括P2P流程在内的所有业务领域。过去曾经是冗长，乏味且昂贵的手动工作流程集，随时都容易受到破坏和损坏，但由于越来越多地使用诸如采购到采购等电子采购软件，该过程已变得更加顺畅，高效和高效付费系统。
P2P流程本身涵盖三个特定领域：
采购流程
供应商评估和选择。
投标申请书（RFP）或采购申请书（内部）。
合同谈判。
采购订单流程。
接收和记录的商品和服务（收货）。
开票
供应商发票买方（可能包括电子发票）
三向匹配与异常和解
发票批准。
付款
付款批准工作流程。
通过应付帐款付款。
会计记录已更新。
任何采购到付款系统的目标都很简单：使用技术来自动化和完善P2P流程。实施eProcurement软件支持的特定目标可能因组织而异，但通常它们包括以下项目：
改善现金流。
消除欺诈和特立独行的支出，同时实现总支出可见性。
优化业务流程以减少浪费，消除人为错误并提高生产率。
透明的供应链管理支持战略支出。
对所有工作流程实施持续改进，并及时使所有业务部门参与类似的流程优化，以支持公司目标。
将采购部门从最少的储蓄来源转变为可靠的附加价值来源。
公司研究并实施采购到付款系统的两个最常见原因是：
该公司正在采取措施，通过升级过时的手动工作流程来实现数字化转型。这通常需要重大的文化转变，尤其是在传统驱动创新的公司中。采购团队可能需要向最高管理层提出令人信服的案例，以便开始流程，并在过渡之前，过渡期间和过渡之后实施教育和培训工作，以确保从公司总买入并强化变化的现实以及它从“楼上”获得的支持。
该公司拥有一个现有的但过时的企业资源计划（ERP）系统，该系统正在升级以满足不断变化的需求。最重要的是，与基于纸张的流程的浪费，延迟和沮丧相比，该公司当前使用的解决方案在性能上有了显着提高。它甚至可能具有一些前瞻性功能，例如与您的会计系统集成或用于批准的实时警报。
但是，现在还需时日，在当今竞争激烈，自动化驱动的市场中，保持竞争能力，生产力和健康的底线完全超出了其能力范围。根据公司文化的不同，这种过渡对于采购团队而言可能不太困难，因为这是升级，与从手动流程到数字化的跃迁一样，对管理层或员工而言并不那么令人讨厌。可能仍需要进行培训和教育，但可能不会那么繁重。不过，高级管理人员将期望并要求有一个坚实的业务案例来进行转换，并明确说明这样做的原因和方式将使业务受益。
按照您的直觉，可以很好地选择与朋友共进午餐的地方。但是，当涉及到重大流程转换（例如选择和实施采购到付款系统）时，就该进行需求分析了。
按照您的直觉，可以很好地选择与朋友共进午餐的地方。但是，当涉及到重大流程转换（例如选择并实施采购到付款系统）时，就该进行需求分析了。确定最需要关注和改进的领域是找到最能满足这些需求的采购软件的第一步。
例如，一家小型的流行企业不太可能需要一种企业级采购解决方案，该解决方案旨在处理从生产库存到供应商门户创建的所有事务。相反，一家寻求优化其整个P2P流程的大型企业可能不会从选择仅用于采购申请的单个独立模块中获得最佳收益。正确的答案在于确定您的需求，然后找到以协作的方式认可，理解并满足他们的服务提供商。
在考虑任何P2P解决方案之前，请询问：
我们当前的P2P流程的状态如何？您无法衡量，修复或简化看不到或无法量化的内容。
哪些采购流程需要优化？ 贵公司是否需要在现有软件环境中添加新功能，还是您是一家纸笔公司，希望实现数字支出管理的飞跃？您是通过一个流程来测试水域，例如优化采购订单，一次添加多个模块或替换过时的解决方案？您是否需要通过战略采购工具或专用合同管理解决方案来获得对整个供应链的全面控制的方法？
哪些问题优先？对于某些公司而言，驯服特立独行的支出并整理其供应链是第一要务。其他人可能已经安装了现有的ERP系统来处理付款，并且需要可靠（和兼容！）的解决方案，该解决方案将使采购申请和最终发票之间的所有内容自动化。
哪些利益相关者对于成功实现这一转型至关重要？从高层管理人员到使用新系统来采购商品和服务的员工，在转换之前，期间和之后，识别和参与流程必不可少的每一个人，为您提供了更大的成功实施机会。
我们用于研究，实施和跟进的预算和时间表是什么？寻找可以花时间与您一起规划课程并提供培训和教育内容的提供商，可以缩短您的时间范围，降低成本并最大程度地减少停机时间，同时提高用户性能和合规性。
例如，PurchaseControl与客户合作，提供专用的软件解决方案，以满足当前的需求，同时为未来的增长留出空间。
什么是我们最合适的散客？在评估潜在的付费采购软件候选人时，请记住正确的系统将具有您所需的功能，集成和透明度。
功能各不相同，但一流的P2P系统具有某些共同的功能，例如：
基于云的数据收集和管理
移动友好性，无论地点在哪里，都可以改善沟通与协作
流程自动化和智能数据分析，可实时访问数据以进行查看，共享和分析
集成是内部和外部的关键。除了确保新的采购付款软件可以与现有的会计软件，ERP，客户资源管理（CRM）和其他软件“完美配合”之外，有效的集成还可以最大程度地减少过渡期间的工作流程中断，从而节省时间，金钱和成本。努力。此外，与几乎没有外部集成选项的解决方案相比，为集成方面的多功能性而设计的解决方案更具前瞻性。
集成的另一个重要方面是供应商集成。如果您要优先处理发票对帐和发票匹配，则选择一个可以使您的供应商支持eInvoicing的解决方案有助于进一步缩短发票生命周期并获得更多折扣。P2P软件包具有一个专用的供应商门户网站，该门户网站将您的系统与您的系统连接在一起，因此跟踪和审查供应商的合规性和性能变得更加容易。
无论项目范围如何，透明度都是至关重要的。全面的可见性可改善决策制定和流程效率，无论是您要优化的支出，流程还是供应商关系管理。
也许您是一家小型企业，希望通过基本的采购订单管理包通过自动化来节省成本和价值。也许您是一家大型企业集团的首席财务官，该企业已准备好通过人工智能，流程自动化和深度分析实现其整个采购职能的现代化。无论如何，选择并实施适合您预算，文化和目标的“采购到付款”系统都可以帮助您奠定更大的利润，更高的生产率以及不仅您的P2P系统而且每次购买都能获得最佳回报的基础。
客服毛燕