简而言之，电子采购是一种电子数据传输，支持战略，运营和战术运营。长期以来，该行业一直在以一种或另一种形式使用金字塔。在最早的迭代中，它是用纸和传真机或邮件完成的，但如今，大多数都通过互联网进行。
传统上，使用的材料和供应品的采购是通过纸质流程完成的，然后逐步迁移到电子选项以打印和存储订单。随着电子商务的普及，采购已从基于纸张的流程转移到向网站发送电子邮件的过程。随着互联网技术的不断发展，电子型录成为人们关注的焦点，从而使采购可以通过互联网进行。在具有数据安全性和先进工具的当前市场中，电子采购的整个过程都是通过Internet完成的。
电子采购是采购专业人员武器库的重要组成部分。将近90％的大公司使用专用工具。86％的受访者说他们的公司已经部署了电子采购工具。其中60％使用的是由专业采购提供商开发的模块。20％的人表示他们使用的采购模块是ERP系统的一部分，其余20％的人表示其为另一种工具，通常是内部开发。
与ERP技术相比，首选使用专业的电子采购解决方案是基于更快的部署和投资回报，更好地满足功能性采购要求以及更好的采购专业知识。专用的电子采购工具旨在支持企业采购策略。完全自动化的采购到付款流程使采购部门可以通过提高透明度，可见性和对公司支出的控制来创造价值。
大多数组织都有采购部门。这些部门负责采购原材料，办公用品和设备，设施维护等。采购专业人员必须了解并了解效果或我的概念，以便他们设计尽可能最有效的流程。
采购处理选择供应商，确定付款条件，合同谈判以及实际购买商品的过程。采购的主要目标是以可承受的价格获得对其组织至关重要的所有服务，商品和工作。采购只是采购功能的一小部分。当采购团队有权利时
使用电子数据交换系统，可以在属于不同组织的计算机之间交换采购消息。消息可以分批传输，并且可以轻松传输和存储。EDI主要用于订单传输，订单确认，物流信息和订单发票。
企业资源计划系统具有单独的模块来处理采购功能。这些系统是模块化软件系统，旨在帮助您将组织业务流程的主要功能错误集成到单个统一系统中。
您的ERP系统包括核心软件组件，例如客户关系管理，供应链管理，财务和会计，人力资源等。您的组织可以根据您认为对业务最关键的方面来选择要使用的核心模块。
有几种基于Internet的工具和资源可在采购过程中提供帮助。一些最常见的APP包括基于Internet的EDI，基于XML的数据交换和电子邮件。互联网提供了用于电子采购，电子拍卖，电子投标，电子订购和电子目录的工具。
电子采购工具有助于在选择阶段确定潜在的供应商。
电子招标工具发送带有采购要求，供应时间表，合同条款等的招标书。
电子拍卖工具将在甄选阶段确定的潜在供应商聚集在一起，进行承接和拍卖过程。电子拍卖工具在两种独立的机制下运行–卖方组织采用向上定价机制，买方组织采用向下定价机制。
电子订购工具用于采购物品。组织的所有员工均可访问它们。电子订购工具主要用于临时购买。
基于Web的ERP工具用于与产品相关的采购，仅用于采购部门。它属于计划的过程。
传统的采购流程始于定义采购需求。从那里开始，它继续寻找潜在的供应商，征求和评估供应商，谈判并确定合同，然后与供应商一起管理所有采购的合同。使用互联网来处理采购流程，可以用电子采购，电子投标，反向拍卖，电子订购和基于Web的ERP软件代替一切。
选择专用的电子采购解决方案无需使用各种ERP模块，但仍允许您的系统相互通信。其他电子采购收益包括：
降低与生产相关的商品和服务的成本
节省采购过程中的成本
与供应商建立长期关系的成本收益
在整个过程中提高透明度，提高整个组织的责任感。
借助电子采购系统，您的组织将能够通过实时跟踪支出，成本和保修信息来完全改变团队的支出实践。这鼓励每个人在节省日常运营费用的同时更明智地消费。通过采购服务进行支出分析要容易得多，因为您可以查看整个支出情况。
借助专用的电子采购产品，您可以更好地了解整个公司的采购订单和非采购订单支出。它使强制执行所有采购的采购申请和批准的PO变得更容易，更好地使您降低了运营成本，并花时间制定了战略性购买策略。您也可以通过降低特立独行的支出来省钱。
您将能够根据业务需求开发定制的批准工作流，从而创建一种平滑的自动化方法来改善购买体验。自动化使采购能够快速进行，同时采购人员可以将更多的时间和精力集中在进行战略采购上，而在文书工作和采购要素本身上的时间则更少。精简的流程使采购人员在选择供应商后，便可以专注于征求RFP和RFQ以及合同管理。
改进的支出可见性有助于预算编制，因为您将能够发现与供应商不同的机会，因此您可以利用所需的信息来谈判更好的合同条款。
使用正确的电子采购系统来优化您的供应链并自动化您的业务流程可以降低交易成本并降低供应链风险。这使您可以建立更强大和更具战略意义的合作伙伴关系，因为您可以与它们更紧密地合作并提高透明度。通过可靠的供应商管理，您的组织将降低总体风险。
无论您的购买过程是什么样的，都有一个电子采购软件解决方案可为您提供帮助。如果您仍然依靠手动的基于纸张的流程或过时的电子采购APP，则可能会落后于竞争对手。
客服毛燕