项目管理绝非易事。该过程涉及很多资源-时间,金钱,人力-并且您不能过度使用其中的任何资源。项目的规模越大,必然越复杂。对于此类复杂性,“项目管理挑战”更为客气。
在任何项目中,障碍都会发生,特别是在您的公司刚刚起步的情况下。但是,即使有些事情是不可避免的,但了解这些挑战仍可以帮助您更好地准备应对这些挑战。
让我们看一下在管理项目时可能会遇到的一些最大挑战以及如何应对这些挑战:
有效的沟通在管理任何项目中都起着重要作用。在任何阶段,重要的指示都需要传达给他人,同时要从他们那里得到适当的反馈。
但是,缺乏适当的沟通会导致决策过程的延迟,甚至可能导致做出错误的决策。沟通不仅是完成工作所必需的,而且在提高员工士气方面也起着至关重要的作用。
项目经理应比其他任何人更确保建立适当的沟通渠道,以促进在正确的时间和正确的格式传达消息。
在大多数项目中面临的另一个问题是团队的虚拟性质。您可能需要与属于不同文化和国家的人们打交道。最重要的是,远程项目没有直接通信,这意味着许多通信媒介(如肢体语言,面部表情等)会丢失给您。
在这种情况下,良好的沟通甚至起着至关重要的作用。您应该选择正确的沟通工具,使每个人都可以传达自己的想法,而不会被有效掩盖。
在任何项目中,时间都比金钱和人力更重要。但是大多数团队所面临的最大挑战是如何满足不可能的截止日期。
总体趋势似乎是“如果该项目通常需要X天,并且我听说人们在X-10天之内完成了类似的项目,那么我必须将截止日期定为X-20天”。
设置如此不切实际的截止日期几乎可以保证将无法实现它们。但是,它们在降低团队士气并给他们施加额外压力方面起着进一步的作用。
必须认识到,抱有很高的期望会产生成果,而抱有不合理的期望会对业务产生不利影响。期望的严重不匹配不仅使团队灰心,而且导致比正常情况更多的延迟,或者质量下降。
尽管我们理解行业中的“快速就是新的凉爽”,但不可忘记,质量永远比其他任何事情都要重要。作为项目经理,必须确保团队不会遭受不必要的时间压力。
在项目中被严重忽视的一件事是赞助者的疏忽。为了完成长期项目,几乎每个组织都需要赞助商。他们中的大多数人都没有努力去获取它们。这种悖论最终成为管理项目的主要障碍。
当您参与大型项目(即会对公司产生重大影响的项目)时,对赢得利益相关者的信任至关重要。道理很简单:利益相关者有发言权,其中必须继续运行项目。
如果您正在管理一个消耗大量公司资源的项目,那么利益相关者自然会想知道其状态和可能的结果。无法说服他们可能会导致项目报废,这将浪费您的所有时间和精力。
另一方面,成功说服利益相关者对项目的重要性可能会迫使他们为项目投入更多的资源。
在较小的项目中,您只需选择可以工作的人员。但是,此策略对于较大,更重要的项目可能是灾难性的。
大型项目通常需要特定的技能和奉献精神。作为项目经理,您需要确保您的团队拥有两者。
项目管理过程中面临的另一个挑战是领导效率低下。在涉及大型团队的项目中,项目经理不仅是任务负责人,更是任务负责人。他是领导者。他的目标不仅是分配任务,而且要确保团队有能力并有足够的动力去执行任务。
由于团队成员或经理都不适合该工作,因此许多项目从未完成。因此,团队选择是非常重要的一步,不可忽视。
如果需要,请尝试利用一些出色的资源,例如可靠的项目管理软件 ,它将帮助您更好地管理团队。
项目的规模与所涉及的风险成正比。有许多因素在起作用(例如领域,影响力,团队规模,利益相关者等),所有这些因素在决定项目的结果中都起着至关重要的作用。
太多因素可能会使项目变得更加复杂。对这些因素没有适当的控制可能会使事情变得一团糟,并有可能破坏项目。作为项目经理,采用适当的管理技术来检查一切,必须是您的特权。
上述因素也暗示着另一件事:项目的范围可能会经常变化。客户的需求可能会改变,利益相关者可能会改变主意,团队成员可能会辞职-可能会发生范围变化的原因有很多。
但是改变本身并不是问题;问题是无法跟上这些变化。作为项目经理,您必须确保自己始终处于最前沿。快速适应新情况的能力将对确保项目完成大有帮助。