很难想象在这个技术时代，如此多的业务仍将重要文件保留在纸上。但是，实际上90％的公司都将所有关键业务信息都以纸质形式保存。这会造成极大的时间效率低下，并给企业带来灾难。在ERP系统中使用文档管理解决方案可以解决这些问题，从而节省公司的时间，金钱并让您省心。

将文档管理解决方案与ERP系统集成的原因很简单。它只能提高您的ERP使用率和业务流程，使您更有条理，更有效率。这是您应该在ERP中使用文档管理解决方案的四个主要原因。

1.商业安全
美国劳工部报告，四分之一的企业将遭受灾难性损失。如果您的企业遭受洪水或火灾困扰，您的关键企业数据是否安全？这些无数纸张会消失吗？使用文档管理解决方案可以转换所有这些纸质文档，以防万一发生灾难时将其安全地在线存储。据估计，如果有70％的企业因火灾或洪水而丢失业务记录，它们将倒闭，您是否愿意抓住这些机会？
2.节省时间和金钱
可能很难意识到花了多少时间和金钱在办公室里搜索文档，但是数量却是惊人的。根据Gartner的研究，查找和定位一个文档平均需要18分钟。这可能会损失多达$ 14,000的生产力。如果所有重要文件（尤其是每天使用的重要文件）都保持在线状态，那么只需几秒钟即可键入您要搜索的内容。
3.组织
除了因搜索文档而浪费的时间和金钱之外，当文档完全丢失时，这也要付出很多代价。当员工使用文件而不放回文件时，这很容易做到。查找错误提交的文档的费用为120美元，复制丢失的文档的费用为220美元。而当员工在线访问文档时，他们将保持原状并且不会冒着消失的风险。
4.环境责任
这只是在将文档管理解决方案添加到ERP系统时将获得的所有其他好处的额外奖励。一个普通的上班族每年要负担200磅的纸张，如果我们仅减少10％的纸张使用量，就相当于在路上行驶了280,000辆汽车。您不仅可以节省金钱，而且还将对环境产生影响。

有关使用基于纸张的方法的许多统计数据令人恐惧。在您因业务失败而冒风险或每次文档丢失时必须花费200美元以上之间，基于纸张的组织方法会使您的业务枯竭。通过将文档管理系统与ERP系统一起使用，可以将所有数据集中在一个易于集成的位置，从而增强您的ERP体验。