如果您的公司与其他公司一样，可能会被成百上千的文本文件，图像所淹没；每天的视频和音频文件。您在哪里存储和跟踪所有这些重要文件？如果您像大多数公司一样，则没有用于存储关键业务文档的特定策略。许多公司允许员工按自己的喜好存储文件，从而在员工缺席的情况下很难找到文件。

为了有效地开展业务，需要制定适当的文档管理策略。在当今的商业环境中，能够根据需要组织和定位重要的文件和文档是当务之急。随着几乎每天都有新技术涌现，公司不再为不良文档管理找借口。借助正确的文档管理系统，公司可以改善文档管理质量控制并安全地存储重要的文档和文件，并在需要时立即进行访问。 

以下提示将帮助您的公司制定有效的文档管理策略：

1.选择适合您业务的软件。

购买软件之前，请评估您的文档管理需求。太多的企业在没有研究特定解决方案是否能够满足其独特需求的情况下购买软件，最终试图将其需求塞入软件的现有功能中。这只会给软件用户带来更多的工作和更多的挫败感。

而是选择旨在满足您特定需求的文档管理软件。确保该软件旨在与贵公司每天处理的文档一起使用。查看软件的安全性和灵活性功能，以确保它们符合您公司的期望。确保该解决方案旨在与您的公司一起成长，并能够应对您将来遇到的任何挑战。通过列出“必须具备”功能的清单，可以保证您将选择适合公司文档管理需求的软件。

2.使文档可搜索。

有效的文档管理系统中最重要的因素之一是搜索文档的能力。无论是存储数字文件，创建纸质文档的数字数据库还是同时创建这两者，您都需要能够通过系统的搜索功能找到尽可能多的信息。确保使用以下信息标记系统中的每个文档：

• 文件名

• 文件内容说明

• 元数据

• 关键词

您为每个文档输入的信息越多越好。您不仅可以快速找到文件和文档，还可以为自己（和您的员工）节省大量时间和精力。

3.启用可以保护您的隐私的安全功能。

许多企业至少拥有一些文档，这些文档只能由组织内的某些员工查看。确保您的软件包含适当的安全功能和保护措施，以保持公司，个人和客户信息的私密性。

许多文档管理解决方案要求每个用户输入密码，而其他文档管理解决方案则使用密码保护单个文档或文件夹。考虑公司所需的安全级别，并确保启用安全功能。

4.考虑公司的工作流程。

文档管理软件的最大好处是其简化和控制公司工作流程的能力。自动化文档扫描，编辑，组织，转换，提交，审阅，批准和共享将为您的公司节省大量时间，并提高生产力和盈利能力。考虑公司管理文件的方式，并选择适合您当前程序的软件。许多系统允许您自定义工作流程，从而为将来更改过程提供了空间。