对于广泛使用ERP工具，生成报告，打印计划和时间表的经理来说，新的工程设计是至关重要的定期活动。市场上大多数ERP系统都具有集成的文档管理系统（DMS），该系统能够存储和跟踪报告，计划，明细表，图形和设计。这些也称为数字资产管理系统或企业内容管理系统。
对于每个文档，以下元数据（代表“数据之上的数据”，在本例中为文档的详细信息）很重要-文档名称，文件类型，创建者的详细信息，可用的版本，在其中存储目录并为其建立索引的目录。管理人员可以在将文档上载到ERP时提供元数据。由于文档管理是ERP系统不可或缺的一部分，因此来自不同部门的经理可以更轻松地与高级管理团队共享文档，而无需以电子邮件附件的形式发送或通过物理存储设备（例如CD / DVD）发送。
大多数ERP供应商通过简单的插件提供与Microsoft Outlook等电子邮件客户端的集成。因此，管理团队可以更轻松地附加报告和其他必需的文档，并将其转发给组织外部的必需人员。
DMS还使管理人员可以存储同一文档的不同版本，以实现可重用性。此外，大多数ERP系统都能够定期在辅助存储中进行备份。这样可确保在主服务器关闭时从备份中快速恢复文档。
因此，文档管理成为一项更轻松而有效的任务，尤其是当它是ERP系统的一部分时。默认情况下，业内领先的ERP供应商将有关文档管理和资产管理的模块作为对客户的培训计划的一部分。
客服毛燕