从财务，环境和资源的角度来看，在工作场所中处理，处理和存储纸质文档的总体影响是惊人的。日常操作中，基于纸张的瓶颈固有的效率低下不仅麻烦，而且这些文档的不正确存储或丢失也会使企业瘫痪或毁灭。
在接下来的几周中，我们将重点介绍无纸化的一些不同好处以及Document Management软件如何帮助您实现某种形式的业务流程自动化。本周重点：
纸的隐性成本
纸张处理的一些成本是显而易见的。其中包括：
员工花费在处理，归档，传真和路由文档上的时间
存放费用，以及存放设施检索文件所收取的费用
尝试查找丢失的文档和/或必须重新创建它们所花费的时间
纸张和墨水的简单成本（普通上班族每年可以使用5,000至10,000张纸！）
其他费用则比较模糊。例如，就纸张管理而言，衡量纸张密集型和重复性任务的成本可能有些棘手。但是，许多公司发现，他们可以通过自动化繁琐的纸张密集型任务来大大提高员工的产出，从而节省大量资金。一个很好的例子是关于更快的发票处理。
计算得出，对于同类最佳的公司或排名前20％的公司而言，处理一张发票大约需要4.4天，费用为4.60美元。时间和成本因公司而异，在一些效率较低的公司中，处理一张发票可能需要34.4天的时间，成本为55.00美元。文档管理解决方案使您可以减少开票过程中的时间和成本，不仅可以在内部节省资金，而且还可以利用早期工资折扣和改善的财务结算周期。
文档管理系统通过缩短周期时间，通过集成到ERP应用程序来降低成本，从而提供了更多优势。通过利用ERP系统中已知的信息，文档管理系统减少了数据输入步骤，提高了准确性并增强了会计控制。
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