为了增加您的业务流程自动化潜力，我们最近开始了一系列文档管理，并讨论了纸质办公室的一些隐性成本。本周，我们将仔细研究以下内容：
文件管理软件的好处
许多公司正在实施文档管理和工作流解决方案，以降低成本并提高效率。甚至基本的文档存储系统也可以帮助公司大大降低以下成本：利用，归档，存储和检索文档。一些好处包括：
从传真机，多功能设备和ERP应用程序自动捕获文档的功能。
个人安全权使员工可以轻松地从任何工作站访问适用的文档，无论是在办公室还是在远程。
减少了现场和非现场存储空间的必要性。
事实证明，消除纸张存储可节省大量成本，特别是对于需要将记录存档预定年数的公司而言。
但是，有兴趣超越简单文档存储库并投资具有更大功能的系统的组织将很高兴发现以下好处：
输出管理器功能，允许将文档和报告以收件人要求的适当格式和方法自动分发给业务合作伙伴。
可以配置为模仿公司现有业务流程的电子工作流程系统。基于某些动作或事件，电子工作流系统可以自动执行业务规则，并控制关键交易流程。
然后，电子工作流程系统无需在整个公司及其远程位置物理地发送硬拷贝文档以进行批准，而是可以为您提供路由，注释和批准文档的功能，并提供对所采取的每项操作的审核记录。
这也提供了对特定文档历史的完全可见性，从而支持公司与强制性合规性法规（如HIPPAA或Sarbanes Oxley）保持一致的努力。
可以极大地简化年度审核，因为可以在几分钟内对审核员进行培训，以检索特定文档，并查看文档的发送者，位置和时间，以及沿途进行的所有注释和批准。
客服毛燕