无论您是小型企业所有者，注册会计师还是专业公司会计团队的成员，企业的成功都在很大程度上取决于某些标准化程序及其生成的数据。对于应付帐款部门尤其如此，在该部门中，必须正确执行月末结算流程以确保财务报表和资产负债表的准确性和完整性。这对许多既不妖艳，也不特别愉快，但月末结算的不只是会计部门的健康和幸福的必由之路，但整个组织。
传统上，月底结帐被认为是一个耗时且有时令人沮丧的过程-簿记中的一种“必要的邪恶”。但是，通过花一些时间来了解其详细信息，实施清晰简洁的清单并投资于正确的技术，您可以确保月底结帐快速而（几乎）无痛苦，而不会牺牲准确性或完整性。
在每个月的月底，企业需要检查其帐户，以确保已正确记录并核对在该特定月份内发生的所有交易。这有助于确保所有会计数据的组织，准确和完整。反过来，这简化并简化了许多其他会计程序，包括以后每个月的月末以及称为年末的年终版本。
结清帐簿可以通过多种方式使您的组织受益：
准确，全面和最新的财务记录。
提供进行明智决策所需的环境。
简化纳税申报。
突出显示需要改进的领域，并提供有关如何实施此类改进的见解。
简化审核。
成功的月底结帐流程需要您收集一些基本信息。在诸如综合采购解决方案之类的技术工具的帮助下，收集和组织此信息的方式已大大简化。这些软件解决方案基于云，对移动设备友好，旨在通过数据分析和流程自动化来帮助您实现持久而持续的改进，这些软件解决方案使您能够完全透明地访问和控制所有支出数据。这样可以提高所有财务记录的准确性和完整性，包括驱动战略支出管理和财务计划的应付账款报告。
每个企业都是独一无二的，对于大型公司而言，什么可能对小型企业而言并非如此。就是说，通常您需要以下各项来进行月末结算：
总收入
银行账户信息
库存水平
零用现金合计
财务报表
资产负债表
固定资产总额
收支账户
总账
请记住，您的特定过程可能会因您所在的行业，会计方法，可用技术等而异。如果您使用的是基于云的自动化解决方案，则其中许多数据源将已经连接，组织并准备就绪用于根据需要进行实时访问，操作和分析。
“您的财务报表越完整，越准确：
您越有可能获得准确的试用余额；
他们揭示的见识越有用；
在制定策略和制定关键业务决策时，您将获得更多的信息。”
收集必要的信息只是第一步。为确保月底结账尽可能顺利无痛，值得遵循月底结帐清单。清单将帮助您跟踪基本信息，并最大程度地减少耗时的错误和冗余。
无论是收入，发票付款还是贷款，您都需要记录组织在所述月份内收到的所有资金。确认已发送所有发票。交叉检查以确保已支付您发送的发票。
如果您正在使用具有自动化和人工智能功能的采购和会计软件，则采购订单与发票以及运输单据的自动三向匹配将使此步骤变得更加简单和快捷。
知道团队何时何地花钱是有效支出管理的核心。如果您仍在使用笔纸会计方法，则可能没有该月所有购买的实时记录。
与步骤1一样，如果您一直在会计系统中自动记录和跟踪支出，则月末结算的这一部分将更加透明，准确和快捷。您也将大大减少特立独行的花销或欺诈行为，将扳手扔在作品中的风险。
将财务报表中的条目与供应商，银行等中的相应条目进行匹配称为对帐。
一般来说，帐户属于以下三类之一：
银行贷款或票据
预付或应计帐户
现金，支票和储蓄账户
按照应计制会计原则规定，将应付账款和应收账款以这种方式对账也称为应计制过程。
应计项目正在调整条目，以确保正确记录给定期间（例如一个月）内发生的所有交易。
在应收账款中，应计费用用于报告给定月份尚未记录交易的收入（以及相应的应收账款）。
在应付账款中，应计项目记录了尚未记录其交易的当月发生的费用，损失和任何相关负债。
假设您的公司本月以客户购买的形式获得了20,000美元的收入。发票已经发出，但不进行支付的，直到15日下一月份。因此，增加了20,000美元的应计项目以记录所赚取的收入，但被应收帐款帐户中的相应项目所抵消。当客户下个月支付账单时，$ 20,000的现金条目会相应地减少应收帐款。
另一方面，假设您的公司本月购买了5,000美元的办公用品，并收到了供应商的发票。但是，该付款要到下个月的10月10日才到期，而这是安排付款的时间。因此，这5,000美元变成了流动负债，并被放置在应付账款中，并在办公用品费用账户中有相应的条目。下个月，在发出付款时，将添加一个条目以使现金减少$ 5,000，同时还有一个相应的条目将应付款余额减少了相同的金额。
会计部门外部的人员可能将此过程视为时间旅行或财务遗留事项。但事实是，这是确保您可以看到，衡量和跟踪费用和收入发生的最简单，最有效的方法，并且可以为内部计划，内部和外部审计以及税务准备提供准确，全面的财务记录。
集中的数据管理以及您的采购和会计系统之间的紧密集成将简化对帐，并防止收入和支出流失。
如果您的公司使用零用现金基金，那么除非您有适当的追踪系统，否则这笔支出可能会变得无形。手动记帐涉及跟踪收款，并与小额现金提款交叉核对。更好的是，开发将所有零用现金购买的自动记录（扫描收据等）自动记录到系统中的工作流程将帮助您避免由于遗忘或放错收据而导致总额出现偏差，并使月末的验证变得更加简单。
任何能为您的业务增加长期价值的东西都可能被视为固定资产。它们的寿命跨越多个时期，几年甚至几十年。固定资产的示例包括：
建筑物
电脑硬件和软件
家具及固定装置
无形资产（知识产权，品牌名称，互联网域名等）
土地
机械
汽车
固定资产通常是大件物品，可以很容易地在总分类账中转换为现金。相反，它们可能以修理，折旧（对于有形资产），摊销（对于无形资产）或减值成本（如果资产跌至其账面净值以下）的形式为您的公司带来费用。出于月末结算过程的目的，您只需要记录每个固定资产发生的所有这些支出。
如果您的公司对材料或制成品进行实物盘点，则每月计数将显示由于错误，损坏，盗窃或损坏而造成的任何差异。因库存减少而产生的减价应在发生当月记录为损失。
同样，在此阶段，集中的，基于云的，完全集成的库存/采购/会计系统可以成为救生员。实时监控所有库存意味着更少的因盗窃，损坏和损失而造成的库存收缩。它还为您的实物盘点数量提供了虚拟基准，可以显示需要改进的地方或“盲点”，从而造成不必要的持续支出。如果您的系统支持条形码，RFID或其他信息管理协议，则由于将实时跟踪系统中的所有物料，因此实物盘点数量将更快。
月末结算需要准确而有条理的财务报表，包括总分类帐，资产负债表和损益表。您将使用这些文档建立所有帐户的最终余额清单，称为“ 试用余额”。试用余额的目的是表明您的财务记录是适当平衡的，所有贷方和借方的净余额均为零。
您的财务报表越完整和准确：
您越有可能获得准确的试用余额；
他们揭示的见识越有用；
在制定策略和制定关键业务决策时，您将获得更多的信息。
具有高级数据分析和报告支持的软件解决方案可以自动生成和填充这些文档，然后提供您可以用来计划未来数月和数月的详细分析。
月末结算是必不可少的过程，可以对其进行精炼和精简，以实现最大的功效，同时将错误，浪费和干扰降到最低。投资开发完全集成的软件环境，以减少繁琐的手动工作流的“繁重工作”，并消除流氓支出，欺诈和人为错误等障碍。确定公司的截止日期，并制定流程，以确保在必要时提供所有必要信息，并在本月进行总结时完成。
像所有业务流程一样，月末结算流程有可能帮助您的公司蓬勃发展，或阻碍其成长和成功。投资适当的工具，开发有效的流程，并确保您对财务信息有最大的了解和访问权限，这将帮助您摆脱月底的烦恼，并帮助您将簿记工作转化为价值创造的坚如磐石-坚实的财务数据，可行的见解和更好的决策制定。
客服毛燕