在过去的六个月中，我注意到了针对ERP解决方案的政府RFP的趋势，RFP受访者掌握了巨大的权力。几个RFP仅提供了最低限度的要求和信息，例如现有硬件，用户数量和常规功能要求（例如，HR，工资和时间管理）。其中一些RFP短至六页。ERP受访者可以自由提供他们所能满足的这个最低标准的产品（以及能带来最大利润的产品）。

虽然我很欣赏简洁性，并且在许多商业实践中没有进行微观管理，但是ERP软件的RFP并不是简短而有趣的地方。在笔触手可及之前，组织必须为其ERP计划制定路线图。它应该问自己四个指导性问题：

1.想要获得ERP软件的组织目的是什么？组织必须回答此问题才能开始为ERP软件设定目标和期望。组织是否期望节省成本，提高效率或增加功能？必须购买吗？知道了这些答案后，组织就可以开始为此次购买建立业务案例。

2. ERP软件对组织的重要性如何？并非所有的ERP模块都对组织具有相同的重要性。例如，如果客户帐单支付功能在组织的网站上失败，则与内部功能失败相比，这可能对组织产生更大的影响（并且负面宣传更多）。通过了解关键级别，组织将知道要求供应商提供何种服务和补救措施。

3. ERP计划的预算是多少？大多数组织都计划在一年内购买ERP软件，但不能超过第一年。组织不仅需要自己计划采购，还需要计划硬件升级，实施，培训以及服务和维护协议。很少讨论的一个领域是服务和维护协议在第一年后要花费多少，可接受的增长率是多少。许多ERP供应商服务和维护费用将提高到CPI或固定百分比。组织在预先协商服务和维护协议时具有最佳的杠杆作用。签订初始合同并安装软件后，组织对长期服务和维护协议的协商能力很小。

4. ERP实施需要多长时间？大多数组织没有研究ERP软件的平均实施时间。一个运行良好的实施需要时间，并且平均时间因ERP解决方案而有很大差异。当组织有预先确定的时间表时，组织可以更好地计划和预算超支，项目管理和人员配备。

通过讨论和回答这四个问题，该组织将有一个路线图来指导随后的深入研究和需求收集，这对于起草用于ERP采购的全面RFP至关重要。