会计部门在管理应付账款（AP）时的关键作用是处理供应商发票并确保及时准确的付款。这通常可能包括发出付款支票，解决现金流量问题以及管理与付款有关的任何问题。对AP活动的有效管理是成功开展任何业务都需要考虑的最具挑战性的方面之一。自动化AP功能的目的是简化发票流程，消除人为错误并降低每张发票的成本。
使用遗留企业工具处理纸质发票对组织而言是压力大的，因为它需要大量的劳动力，从而影响了企业的生产力。根据报告，平均每个组织每月至少收到1200张发票，每张发票的处理成本为11.76美元。大约70％的发票处理成本是由于人工输入数据和处理文档所致。
这就是收获自动化收益的范围所在的地方。一些常见的AP自动化解决方案包括电子发票，电子发票用户界面，在线跟踪，供应商网络，报告功能，支付服务以及所有发票的支出分析。解决账单差异，发票审批，银行对账等AP过程不仅需要大量的工时，而且还要求数据输入的绝对准确性。自动化的工作流程通过提供无缝的准确业务数据流来解决这些挑战，从而加速了信息处理并节省了时间。
减少耗时的手动数据输入。
提高数据准确性。
在整个AP流程中增加问责制并提高透明度。
通过更好地控制现金流量管理来简化运营并确保可靠的预测。
提高会计流程的安全性和审计能力。
加强发票审批流程，以促进与供应商和合作伙伴的良好关系。
根据要求提供会计信息。
减少发票错误。
降低发票处理成本，改善现金流管理。
消除未经授权的访问，从而减少欺诈的机会。
符合各种法规要求。
可以通过五个简单步骤完成自动化：
1. 自动进行数据扫描和捕获
将发票明细手动输入到会计系统中既繁琐又耗时。自动化的第一步是从扫描仪，电子邮件和导入文件夹中以电子方式捕获组织的发票。为了使此步骤更容易，请使用可以直接与企业资源管理解决方案集成的交互式扫描仪。以电子方式捕获数据可以快速轻松地检索所需的AP信息，例如发票编号，发票日期，发票金额，采购订单，税金，到期日和其他供应商详细信息。数字存储还使将财务数据导入会计系统更加容易。
2. 验证智能数据
在处理完文档并将其转换为数字格式之后，至关重要的是使AP数据得到验证和验证。这要求对与采购订单，发票和交货信息有关的数据进行三向验证。例如，可能需要根据采购订单，库存代码和供应商详细信息来验证发票详细信息。因此，诸如确认仓库库存状态的手动任务是自动化的。
3. 自动化发票处理任务
通过智能业务解决方案的自动化AP数据验证有助于实时验证财务系统中的会计数据。在此过程中也可以轻松访问支持文档。自动化的AP工作流程还消除了因大量批准而造成的延迟。员工可以收到有关发票处理任务的实时通知。
4. 自动化审批流程
在发送最终副本之前，发票可能需要经过多个审批流程。许多组织面临的艰巨任务是迅速批准发票。自动化的AP流程可以将发票编号与采购订单进行匹配，然后将其转发到队列中，以供有关当局立即批准或拒绝。此外，审批经理即使在旅途中也可以查看来自远程位置的发票，从而加快了审批过程。
5. 数字化归档文档
的最后一步是以易于检索的格式对数据进行数字归档，以便在需要时不受阻碍地进行访问。这消除了从债权人发票中捕获的任何重要会计数据的丢失，以及各种支持文件的保留。
使用遗留业务软件来管理AP工作流的大多数企业都认为自动化是一个耗时且复杂的过程。但是他们再也不会错了。几个组织仅通过采用独立的AP自动化解决方案或集成的ERP解决方案就成功地实现了AP流程的自动化。知名的供应商通过提供他们可以依靠的会计软件来帮助这些组织自动化其AP工作流。这帮助组织提高了生产力并获得了利润。
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