实施新的企业ERP软件系统可能是一个漫长而艰巨的过程。花些时间为这一重大变化做准备将有助于确保您的软件实施过程平稳有效地运行。这篇文章概述了在实施阶段进行之前可以采取的六个实际步骤，以帮助确保项目的成功。

在继续执行下面概述的步骤之前，重要的是要任命您自己的一名员工担任内部项目经理，以监督实施前的步骤和实施。该人员不仅负责监督实施的技术方面，而且还负责倡导新解决方案并向员工通报变更情况。您的实施合作伙伴将处理其可交付成果，但是您不能期望他们对您的内部需求和时间表负责。由您自己负责的人可以保护您组织的利益，并确保您的软件实施项目按计划进行。

步骤1：考虑您的流程和过程

如果您在软件选择阶段完成了功课，则在实施过程中只需要在软件和过程之间进行最小程度的调整即可。请记住，总是需要进行调整和调整：选择软件时，必须考虑过程的适应性。

现在是检查报告要求的好时机（下面有更多信息），需要为不同的用户/部门设置哪种仪表板以及您需要引起实施承包商注意的任何基本配置。
 

步骤2：评估您的IT基础架构

如果您的组织将实施基于云的解决方案，请确保您的Internet连接安全可靠—该连接将成为您使用新软件执行的每项操作的生命线。

任何互联网停机时间都意味着您无法访问系统，除非您再次连接。因此，您必须确定要内置冗余，以便具有始终在线的功能。还要确保您有足够的带宽来防止系统变慢，尤其是在高峰使用期间。

对于本地系统（意味着软件在您自己的服务器上运行），不仅要确保定期进行备份，而且还要内置足够的冗余以避免停机。确保您已准备好灾难恢复解决方案，以防万一发生某些问题导致服务中断。
 

步骤3：询问保留了哪些现有软件（如果有）

对于新软件将不支持的功能或业务流程做出了哪些规定？如果您打算继续使用任何现有软件解决方案，它们将能够与新系统进行通信/集成吗？确保保留的所有软件都与新解决方案兼容，并在必要时与新解决方案集成。
 

步骤4：定义用户角色和安全级别

考虑谁将使用新软件以及它们所占据的部门或业务部门。您需要为用户分配职务，以便正确的用户组可以访问，查看和修改APP和数据。

永远存在的安全性问题与用户及其角色密切相关。例如，随着员工自助服务门户在人力资源（HR）计划中变得越来越流行，员工将能够访问诸如工资单或休假时间之类的信息，这是有道理的。但是，同一员工只能查看信息，而不能更改信息。但是，您可能希望他们能够更改其他信息，例如其当前地址。这种用户定义和角色定义的权限适用于许多不同的作业功能，也适用于各种类型的软件APP。

请记住，许多威胁和数据泄露是内部产生的-管理用户访问权限可以帮助保护您的数据。在许多情况下，内部违规是偶然发生的-通过谨慎地限制用户的权限和对数据的访问可以减轻这种风险。

对于安全性和数据完整性的外部威胁，重要的是要验证您的Internet连接以及可以通过Internet访问哪些类型的数据。确保确定APP本身将通过防火墙受到保护，免受外部威胁。

移动性给安全性问题增加了另一层复杂性。例如，如果移动设备放错地方或被盗，会发生什么？另外，您是否考虑了如果移动设备使用不安全的无线网络（例如在机场或咖啡店中）连接到内部网络时应采取的安全措施？您可能想根据这些条件定义不同的权限级别。
 

步骤5：清理并准备数据

就像您准备搬家一样，预实施阶段使您有机会消除一些不必要的混乱情况。除了您定期访问的数据之外，请考虑如何处理以下四种可能性：
 

1. 重复的条目现在位于多个位置

2. 过时的数据（如果适用，必须将其正确存档）

3. 来自系统外部的数据（例如来自电子表格的数据）

4. 包含个人身份信息（PII）的数据-特别是如果您的企业必须遵守GPDR或其他此类法规，则务必采取适当的保护措施

第6步：按顺序获取报告

与数据非常相似，在您进入实施过程时，可以利用这段时间来清理报告。主要考虑因素是询问您的报告如何与组织的目标保持一致。

考虑战略和战术目标，关键绩效指标（KPI），日常决策，战略决策以及适用于您的业务的任何合规/法规要求。实施是确保您所有报告都支持这些考虑因素的绝好机会。

从某种意义上说，报告是软件的主要目的。您的流程会生成有关事件和事务的数据。该软件具有捕获数据的功能，您需要其处理能力才能通过报告使用数据。问问自己这两个问题：

• 当前正在运行哪些报告（预实施），并且仍然需要所有这些报告吗？如果某些报告不再满足任何必要的目的，那么现在是停止生成这些报告的好时机。

• 哪些报告有用但尚未运行？随着实施的进行，您将希望尽快实施这些。

最后的想法

新软件系统的实施可能是一个耗时且有时很困难的过程。通过花时间为实施项目做适当的准备，您可以增加成功的机会。