在本系列文章中，我们将研究精益分配的各个方面以及现代企业资源计划（ERP）系统如何成功地实现这种方法。

精益方法：整个公司的重大变化，或者几乎是…

当我们考虑采用精益方法进行重组时，我们会立即想到生产车间或仓库。分析生产过程的每个细节，以识别损失或浪费，并设法消除或至少减少损失。执行价值流映射是为了仅保留为客户提供增值的工作活动。

测量每个操作的周期时间（一项活动的正常运行时间），实施各种工具以简化操作，并且通常完全重新设计生产环境，更换机器，重新培训人员……简而言之，这是一个小小的革命。

然而，所有这些努力通常都在工厂或仓库门口停止。

被遗忘的部门

如果公司中有一个部门可以从精益方法中受益，而无需进行大量投资（例如重新设计生产车间或更改机器），则为行政部门。

实际上，价值流是在订单到达生产之前就开始的。从第一次与客户联系开始，有时甚至是在开始之前，就会产生成本和延误。这些成本总会最终传递给客户，并且延迟会延长销售周期。

仍有多少公司使用我们所谓的“旅行文件夹”来运作，即从一个桌子上的一堆到另一张桌子上的另一堆的实际销售或生产文件夹，在每个桌子上坐了几个小时或几天，直到要求的人有时间工作吗？

仍有多少公司向员工支付工资，以将相同的信息手动输入到不同的系统和软件中，而又付给更多的员工以检查相同的信息？有多少员工浪费时间寻找堆积在办公桌上的不同文件夹中的正确的文件夹或纸张？

仅仅因为“这就是我们一直做事的方式”，有多少公司继续以这种方式运营？

看不见的废物

由于行政部门通常被视为固定成本或间接费用，因此，它们造成的浪费不像生产车间的浪费那样引人注意。在精益方法论定义的八种废物中，以下是在管理型部门中经常发现的四种废物，并描述了现代ERP系统如何帮助消除这些废物：

运输：就像材料和人员的运输一样，信息运输也是要消除的废物来源。无论是我们先前描述的旅行文件夹，还是因为信息存储在筒仓中而等待另一个部门的报告的部门，ERP系统都可以大大减少这种浪费。当整个公司可以同时在同一项目上工作，并且每个人都可以实时访问相同的信息时，就可以完全消除信息传输的浪费。

等待：等待通常与信息传输问题密切相关，等待也是浪费的来源，不会给客户带来任何附加价值。实际上，对于客户而言，总的交货期始于首次联系时，而不仅仅是订单到达生产阶段时。集成的信息系统可以消除对信息进行两次甚至三次输入的需要，从而大大减少了延迟，更不用说出错的风险了。

缺陷：每个人都同意，重做第一次没有正确完成的工作绝对是浪费。ERP系统使您可以自动化许多手动管理流程并消除人为错误。不必介意重做工作，只需要检查已完成的工作就会浪费资源。始终最好在过程中建立质量，而不是事后控制质量。这就是质量保证和质量控制之间的区别。

技能利用不足：在重复性，易于参数化的任务方面，机器的性能大大优于人类。ERP系统及其过程自动化功能可让您的员工摆脱繁琐，重复的任务，并在需要大大提高计算机性能的领域，需要分析和灵活性的领域中使用他们的技能。然后，员工有更多时间完成诸如深入数据分析，评估提高生产力的新计划，重新设计流程以更好地满足客户需求等任务。

在开始重新设计生产车间或仓库之前，以及在开始购买新机器之前，请尝试利用ERP系统提供的功能在整个公司的管理部门中应用精益方法。