进行数据归档是为了通过在其他地方存储未使用但重要的数据来释放空间。通常，不经常使用的较旧数据存储在价格合理且可访问的云存储系统中。ERP通过确定需要归档的数据类型并仅使重要数据保持随时可用，来迈出这一步。许多企业已采用此方法，以最大程度地减少本地存储需求，并使用现有基础结构来运行其他软件解决方案。 

在本文中，让我们看一下ERP如何专门帮助您实现数据归档解决方案中常见的目标。

1.达到法规遵从性
数据归档通常是为了达到法规遵从性而进行的。有些数据集即使已删除并且对于当前业务流程也不重要，也无法删除。在审计或法律要求时可能需要这些。ERP可以快速识别出哪些数据很重要，哪些不是优先级，因此可以将其自动存档。换句话说，您不必花时间处理文件和库来标识可以归档的文件和库。ERP将自动执行。 

2.提高软件解决方案的速度
ERP，HRMS，CRM等在非常短的时间内收集大量数据。将所有这些数据都存储在本地是不可能的。云存储解决方案提供了更好的选择，并可以帮助您归档这些软件工具在一段时间内累积的所有数据。ERP可帮助您识别业务需要哪些数据集以及哪些数据集可以临时存档。从这些非优先级文件中释放存储空间将确保所有安装快速有效地运行。ERP也可以与CRM和HRMS集成在一起，以识别非优先级的文件，以便可以自动对其进行存档。 

3.降低功耗
您在场所中运行的存储解决方案越多，您增加的电费就越多。当经营一家大型企业时，这可能总计达数千美元。通过自动化数据存档，您将节省宝贵的电力并减少对存储设备的需求。ERP可以准确地识别当前和不久的将来可能需要的文件，以便将其余数据存储在云存储系统中。降低功耗也是许多国家/地区的法规要求，并且可以在某些地区以退税的形式为您赢得激励。 

4.改进现有的数据检索机制
当系统上有很多数据并且它们没有结构化时，您可能会发现很难随意检索它们。您可能也不再需要许多重复项和损坏的文件。您可以借助ERP集成来提高数据检索的速度。集成期间，将删除重复的文件和冗余的文件，以便仅单个副本存储在云中。这将帮助您使所有软件工具有效运行，从而实现有效的数据检索。如果您想了解ERP集成如何帮助您归档数据，请立即联系我们。 

5.增强协作
协作失败的主要原因之一是因为所有团队成员无法同时访问文件。共享链接，授予对文件和文件夹的访问权限以及讨论一旦可以访问它们时需要做什么，这浪费了很多时间。数据归档有助于确保每个人都可以访问需要注意的相同版本的文件。这直接增强了协作，并提高了生产力，并改善了团队内部的沟通。ERP通过充当组织各个部门之间的调解人，直接为这一过程做出了贡献。 

将ERP与当今的其他工具集成在一起，并加快数据归档过程

显然，数据归档具有明显的优势，例如达到法规遵从性，释放现有存储基础架构并降低功耗。但是，它也可以帮助更好地协调安装的不同软件程序之间的关系，并增强团队协作。只有将ERP与已实施的其他软件解决方案集成在一起时，才有可能实现此目的，以便可以自动识别和归档非优先级文件和文件夹。最重要的是，ERP允许跨部门按需访问已归档的数据，以便您的业务可以平稳安全地运行。 

集成ERP也具有许多其他好处。您将能够消除软件工具中的重复条目，并确保您的见解是准确且有用的。例如，您的CRM和ERP上的数据将同时更新，并且文件的单个版本将存储在云中。这有助于确保您在所有已安装的系统上都拥有最新和准确的数据。ERP通过快速识别哪些文件和文件夹需要归档以及哪些文件需要保持随时可用来帮助您实现这一目标。