数据隐私已成为当今最受关注的话题之一。尤其是因为几乎每个人都以数字方式存储一些数据。但是，在员工数据方面却看不到同样的担忧。实际上，大多数公司仍然很随便地对待员工数据。即使存在像HRMS这样的员工管理工具，威胁仍然存在。不用说，这是一个必须解决的危险情况。在保护HRMS上的员工数据时，您应该了解以下几点：

了解风险

HRMS工具的广泛性要求大量的员工信息。虽然这些数据中的大部分与组织中的员工工作有关，但很大一部分与私人信息有关，例如联系信息，银行帐户详细信息，地址和社交媒体资料。表面上看似微不足道的信息，甚至有人认为员工可能已经在各种应用程序和社交网络平台上共享了大部分信息。

无论如何，诸如Google和百度之类的服务因记录许多用户信息而臭名昭著。但是，从上下文中看，威胁变得更加明显。这种信息通常是工业间谍活动的发生方式。更不用说，其他类型的员工数据（与组织有关的一种）仍然可以用来提取机密公司数据。

那么，威胁有多严重？这取决于HRMS工具的类型。如果是在内部，则意味着数据是使用本地网络存储的，并且很大程度上与Internet断开了连接。此外，在某个地方进行防火墙和本地安全检查，以确保未经适当授权，不会有任何信息离开公司。因此，总体而言，内部HRMS不会面临很多风险。

但是，使用云HRMS，事情变得更加复杂。由于数据完全托管在Internet上，因此使本地或物理安全措施毫无用处。您完全依赖HRMS供应商来确保员工数据的安全。很显然，这种情况根本不是可取的。

保护员工数据的措施：

员工数据的安全性是HRMS功能的一部分，因此理想情况下，应将它放在确保它的工具上。选择HRMS工具时，应确保安全性是其优先事项之一，并且已采取足够的安全措施来保护员工数据。但是，可能是因为已经安装了HRMS工具，并且固有地没有足够的其他安全措施。在这种情况下，您可以尝试以下策略：

1.采取安全措施

公司应尝试实施广泛的安全策略以保护员工数据。它必须包括在线和离线度量。存储机密员工数据的地方（例如橱柜和储藏室）必须具有精密的锁和受限的入口。通常，必须避免员工数据的多个副本，无论是软副本还是硬副本。一旦制作并保护了一个副本，所有其他副本都必须销毁。此外，公司应放弃社会识别号（由政府发布的任何信息，因此可能会受到损害），并发布自己的识别号。

2.自动配置

大多数HRMS供应商在其工具中引入的 一个非常有趣的功能是自动配置。自动配置只不过是授予员工访问权限的自动化。通过自动配置完成的一些关键任务是：

• 根据指定的新员工 自动授予他们访问权限。

• 取消准备离开公司的员工的访问权限。

• 更改获得新角色的员工的访问权限。

自动配置需要在组织内明确定义角色。每种类型的员工数据都应加标签，并且必须指定在什么级别可以访问哪种类型的数据。

3.受限访问

当涉及到员工数据时，不应有所谓的“通用访问”。当更多的人可以不受限制地访问所有数据时，文件泄漏或被盗的机会将成倍增加。无限制访问的另一个缺陷是，员工查看了他本来应该或不需要的信息。除了明显的安全风险外，它还提供了大量不必要的数据，使事情难以看清。

因此，必须限制谁可以访问什么。此类权限应正确地输入到HRMS系统中，并进行进一步验证以确保没有发生任何错误。此外，除非整个系统是自动化的并且只有名称定义对信息的访问，否则获取新的访问权限不应该变得容易。

结论

员工数据比您之前认为的要有价值得多。如果使用不当，可能会危害您的整个公司。因此，重要的是要了解保护员工数据的必要性和实现此目的的方法。