人力资源管理系统的最重要特征之一是员工自助服务。尽管它可以作为基于Web的应用程序提供，但通常通常也集成在HRMS中。员工自助服务（ESS）允许员工访问其工资明细和个人记录。
ESS如何用于增强员工的自主权？
ESS可用于让员工更改自己的联系方式，与家人有关的信息以及他们的福利和银行信息。许多ESS系统还集成了请假管理，使员工可以自己申请休假，而不必与管理人员联系。除了访问个人信息和进行更改外，ESS还允许员工查看其薪酬历史记录。
ESS的概念是在多年前发展起来的，它是使员工更加自给自足，更负责任的驱动力的一部分，而不是受到人力资源经理的陪伴。随着员工的流动性和自主性变得越来越高，员工自助服务解决方案的重要性将越来越高，并且可能会取代当前必须与人力资源专业人员联系以完成许多任务的做法。对于组织而言，这可以减轻通常由HR和IT部门承担的大部分负担。
在本文中，让我们看一下员工自助服务如何提高各个部门的生产率。
减少平凡活动所需的时间
员工自助服务可帮助员工访问与其工作资料，联系方式，收入，工资税，保险，退休和储蓄，休假，请假申请和某些政府表格有关的数据。关于这些的信息可以由员工自己编辑，而无需与上级联系。这样可以减少不必要的时间资源浪费在员工自己可以进行的日常活动上。
使管理人员能够投资于更紧迫的问题
组织浪费大量时间和金钱来管理员工无需任何监督即可处理的简单任务。有时，不必要地创建工作来执行员工可以借助员工自助服务自己完成的任务。当腾出空间和时间来处理日常活动/常规活动时，管理人员可以将时间和预算资源分配给更紧迫的问题。我们不再需要“助理人力资源主管”，其唯一的工作就是输入与员工请假有关的数据，更改其联系详细信息或向他们提供有关微小政策变更的信息。员工自助服务模块可以完成所有这些工作。
解放IT人员以解决更紧迫的问题
有时，员工只是为了更改密码或找回丢失的文件而敲打IT员工的门。诸如此类的日常任务都可以放在员工自助服务系统上，从而使IT员工可以摆脱日常工作。这有助于他们将宝贵的时间投入到更紧迫的问题上，最终导致整个组织的生产率提高。这个想法是让员工自己做自己可以做的一切。
让人力资源专业人员专注于更重要的问题
员工通常会因使用计算机或检索密码时遇到的小麻烦而与IT人员联系，而人力资源专业人员会处理更多不必要的问题和员工的要求。无论是请求请假还是申请假期，人事经理都不必浪费他或她的时间在雇员身上。同样，员工不必仅在人力资源经理的机舱外等待，就可以索取与薪资或税收相关的信息。这使人力资源经理和员工都可以专注于更重要的问题。
增强信息安全性
就业自助服务系统可确保必须保护的信息得到妥善保护。当员工访问和编辑自己的数据时，几乎没有机会被滥用。此外，员工自助服务系统配备了符合行业标准的安全措施，可确保在保护敏感数据时一切正常。这种增强的安全性可以避免在受到破坏的安全情况下不必要的支出，从而可以提高生产率。
提高员工效率和能力
当员工被允许访问和编辑自己的数据时，他们不会一直被迫联系上级。让我们面对现实吧。员工通常会对自己的薪水，薪水和其他类似细节有很多疑问。当这些问题在他们的脑海中徘徊了很长时间时，他们会分心。当掌握了信息时，他们可以在几秒钟内访问所需的任何信息，然后恢复工作。
全天候提供服务，避免不必要的延迟
当全天候提供必要的详细信息时，可以避免延迟。无论是在提交纳税申报表还是在最后一刻输入一些信息以索取福利，员工都不必排队等待访问信息。他们可以在舒适的家中做到这一点。如果您的组织对让员工在家中访问信息有些挑剔，则可以简单地使该信息在公司场所的Intranet上可访问和可编辑。
员工的个人和银行资料可以保密
令行政部门和员工都担心的主要问题与安全性有关。无论是与个人信息或银行详细信息有关的安全威胁，每个公司都必须意识到这是一个合理的问题。当员工的信息保密时，除非有必要，否则不允许IT和人力资源人员访问详细信息，因此可以确保安全性，从而避免发生意外事件。
员工自助服务在等级制社会中表现出色
在像新加坡这样的国家中，群体动态正逐渐朝着自主工作场所发展，员工自助服务将很受重视。在像新加坡这样的等级制社会中，员工通常不愿向经理人寻求他们认为是轻浮的东西。
在这种情况下，有效的员工自助服务系统将确保不浪费任何时间来访问或编辑信息。相反，时间，资源和金钱可用于对可提高生产率和效率的技术进行投资。
展望未来，对员工自助服务进行投资是提高生产力的好方法
员工开始在更大的自主权下工作只是时间问题。灵活的工作时间导致员工通常根本不在校园。取而代之的是，他们可能只是通过智能手机或平板电脑与他们的经理保持联系，尤其是当他们的工作需要他们随时随地移动时。
考虑到所有这些，使员工自助服务更全面将有助于公司减少滞后并提高生产率。另一方面，员工将感到更加可控。这增强了他们的自信心和自主感，这种自信心与 工作满意度和生产力反复相关。
客服毛燕