今天，有可能拥有一个全球性的工作环境。您可以轻松地与来自该国其他地区甚至世界各地的人们一起工作。就像与您办公室中不同部门的人员一起工作一样容易。随着距离在合作中具有自己的地位，虚拟会议成为日常的重要活动。
这种虚拟讨论成为实现许多目标（例如网络研讨会，培训和会议）的有效方法。我们如何优化此在线会议？请查看以下5条提示，以最佳方式召开虚拟会议。
组织虚拟会议的关键任务之一就是了解和理解团队成员的性格。每个人都有不同的人格特质，尤其是参与者跨文化和语言时。
因此，在某些情况下，会议有时会造成干扰和干扰。这就是为什么您应该防止它发生的原因。您可以做的一个技巧是将角色分配给每个参与者。角色可以是：
记录员
技术疑难解答
计时员
主持人
当然，角色可能有所不同，具体取决于参加会议的人员。您也可以尝试轮换角色，以使任务平均分配。
如果您想召开一次高效而成功的会议，则应制定议程。这对于确保每个人都知道要讨论的内容并且可以首先学习该材料非常重要。
对于每个虚拟会议，您需要的议程应包括：
重点谈话要点
会议结构（例如，应讨论多长时间）
会议参加者
参加者应准备的材料
相关文件，文件和研究
您还应该设置即将举行的会议的规则和期望。每个人都应该在同一页面上，并且知道如何管理虚拟空间。
召开虚拟会议的挑战之一是为不同时区或具有不同日程表的参与者协调日程表。
理想情况下，时间表对每个人都应该方便。但是，不应基于多数决定来确定它。对于在其他时区且必须在零时参加会议的人来说，这是不公平的。
尝试轮换时间表以平等地容纳每个参与者。另外，别忘了在会议开始前几天宣布时间表。
尽管每次会议可能有不同的“规则”，但每个人都应遵守某些礼节，以使会议顺利进行。这里是其中的一些：
向所有参与者介绍并给他们平等的贡献机会
有人出门时请勿凝视您的手机
不要在别人说话时打扰他们
会议开始之前，请检查相机，视频，Wi-Fi和屏幕共享等工具
阅读会议议程并准备材料
不要做其他事情，例如检查电子邮件
关闭所有通知，并确保手机处于静音模式
确保每个人都在一个安静的地方
如果您有疑问，请遵守普通礼貌。每个人都希望在会议期间能被听到，看到和尊重。
为了使会议有效，每个人最终都应该有一个明确的目标。他们需要知道的是”
可交付成果和后续步骤
谁负责跟进每个项目或任务
这些任务什么时候到期
下次会议应该在什么时候举行
如果您是虚拟会议的主持人，那么后续活动的重要部分就是获得反馈。您可以亲自询问参与者，也可以进行匿名调查。它可以帮助您进行更好的虚拟会议。
虚拟会议是一种远程进行讨论的有效方式。通过应用这些策略并结合项目管理软件，您将高效地工作。
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