有人曾经说过：“如果您不知道要去的地方，您可能就不会到达那里。”这句话多年来一直存在，因为它具有不可否认的真理：您需要牢记目标，否则您可能会错过目标。
这句话可以适用于生活中的无数种情况， ERP实施 也不例外：在将时间，资源和金钱投入到ERP项目之前，您需要清楚地了解您希望业务发展到什么位置。
确定您想去哪里的第一步是了解您在哪里。这需要对ERP要求进行记录。
一些公司期望开箱即用地实施ERP解决方案将改变他们的业务。但是，我们的经验和研究表明，导致ERP失败的一个因素是缺乏对业务流程管理的关注。
实际上，根据我们的2019年ERP报告，超过一半的公司没有使用ERP顾问来进行业务流程管理指导，而这些公司中有许多没有意识到他们期望的ERP业务收益：
尽管许多公司出于改善业务流程的目的而实施软件系统，但他们通常最终得到了一个ERP软件解决方案，该解决方案复制了原有系统的低效率。
与客户合作改善流程时，我们强调了解员工痛苦点的重要性。我们还通过使用六西格码（Six Sigma），价值流图和其他业务流程管理工具和方法来帮助客户确定效率低下的问题。
需求收集的另一个优点是过程文档。许多公司几乎没有流程文档，甚至没有统计数据，流程流，甚至没有每个部门角色的职位描述。
这通常是由于拥有一支终身任职的劳动力所致。终身员工可能是整体资产，但记录流程可能很困难，因为每个人都在脑力劳动。
当前和期望状态过程的过程文档减少了培训员工所需的时间。我们建议以定义受影响者和受影响方式的方式来记录流程，以便您可以定义培训策略和ERP沟通计划。
流程文档还可以帮助您向主管和最终用户提出新流程。这可以帮助您围绕项目目标实现组织一致性。
当员工开始听说即将到来的ERP项目时，他们通常会感到恐惧。尽管抵制变革是一种普遍现象，但是您可以通过让员工参加需求收集研讨会来缓解这种情况。这可以减轻变更阻力，因为当允许员工将其输入到流程变更中时，他们不太可能抵制变更。
需求收集研讨会还提供了一个机会来记录对特定部门和角色的变更影响，因此您可以为员工做好变更准备，从而减轻他们的恐惧。我们帮助客户记录变更影响，以便他们制定全面的变更管理计划。
虽然某些流程（例如总账）不是竞争优势的来源，但其他核心职能可能会使您的组织与竞争对手区分开。因此，并非总是建议采用现成的功能，而该功能很容易被您行业中的其他人复制。
需求收集可确定需要维护和避免标准化的流程。当选择ERP时，这是重要的信息。
许多供应商都夸大了他们软件行业的最佳实践。尽管他们的软件可以改善业务流程，但仍需要在公司运营的上下文中对其进行定义。
假设您的公司发现最有效，最具成本效益的取件，包装和运送方法是打印客户订单的标签，根据标签取件并将货物直接装载到卡车上。
但是，您正在考虑的软件采用了“最佳做法”进行拣选，打包和运输，这是完全不同的。对于您的组织而言，此方法不是最佳实践，而是后退一步。
购买软件后收集软件需求的问题是，当软件不能满足必备需求时，您将面临艰难的决定：
1）投资数百万美元重新配置您的公司，以考虑供应商的最佳实践
要么
2）花大量时间和金钱来定制软件以满足您的要求
为避免此难题，我们建议在选择软件之前收集需求，并使用这些需求编写ERP演示脚本。
大多数现代企业系统都是灵活的，因此即使是简单的工作流程也可能会有多种变化。在这种情况下，仅说您将采用该软件的流程是不够的。
如果这样做，技术顾问或软件开发团队将不得不为您做出决定，这既昂贵又费时。自行决定过程决策更具成本效益。
需求收集是定义关键绩效指标的机会，使您可以跟踪业务收益的实现。这对于跟踪实施过程中的收益，确定实施后的投资回报率并在未来几年中继续实现收益至关重要。
这些通常包括有关实时数据或客户体验的目标。所有利益相关者都应围绕这些目标保持一致，以便您可以确定要实现这些目标需要进行哪些流程更改。
参与需求收集的人员应该是主题专家（SME），对他们自己部门中的流程有深入的了解。
重要的是要记住，SME并不总是经理。尽管经理可能会告诉您应该如何 执行流程，但实际执行过该流程的员工可能会对真正最有效的方法有所了解。
我们建议包括各个职能领域的SME，这样您就可以了解整个组织的痛点和低效率。跨职能小组将确保您不会记录重复的要求。这也可以帮助您从具有相同内在问题的不同人那里获得观点。
您的需求收集团队是ERP项目团队的重要组成部分，理想情况下将参与其他实施活动，因此选择具有适当个性和技能的团队非常重要。
有准备的参加者将举行富有成效的会议。因此，重要的是要创建并提供研讨会指南，以告诉参加者在研讨会期间会发生什么，并为他们提供事先考虑的问题。
我们与客户一起使用研讨会指南，因为它们有助于建立共同的目标并使参与者保持专注。
特定过程的过程图可能看起来像这样：“从网站EDI接收订单>转移订单到拣配>交付产品。”
另一方面，要求如下所示：“与第三方网站EDI集成的能力；显示需要从仓库中挑选的产品清单的能力；标记产品为已选择的能力；等等
如您所见，ERP需求从流程图中流出来。如果不首先映射流程，就无法记录ERP需求。
如前所述，业务流程再造是选择软件之前必不可少的步骤。这是因为ERP软件只是用于实现流程改进而不是强制进行改进的工具。
尽管ERP供应商为您的特定行业提供了最佳实践，但您也应该参考其他行业的最佳实践，以找到独特的见解。
我们建议使用六西格码（Six Sigma）工具来定义您自己的最佳实践和竞争优势，这些都是您不希望被同行复制的。
没有ERP系统可以满足您的所有需求，因此您必须确定哪个对您的业务最重要。
如先前的博客文章所述，有很多方法可以确定ERP需求的优先级，但是这里有三个有用的类别：
必须具备的要求：这将带来重大的业务改进。
增值要求：这将有助于改进流程，但不是关键。
必备条件：这将使员工的工作更轻松，但不会显着改善流程。
需求收集可以给已经过度劳累的员工带来额外的责任。因此，务必专注于目标。进行彻底的讨论与允许所有人进行的浪费时间的讨论之间有一条很好的界限。
需求收集研讨会通常每个功能区域需要2到3个小时。最好高估必要的时间，以消除后续会话的需要。
后续会议往往会中断思考和协作的流程。这可能导致要求较弱。唯一的例外是在收集所有要求之后进行的跟进会议。这些后续会话实际上很有用，因为它们可以使任何令人困惑的需求更加清晰。
进行一个简单的任务，例如输入订单，并询问有关该问题的信息，以确定谁将执行工作，预期结果是什么，等等。
有关订单输入过程的示例问题
我们如何接收订单（EDI，传真，纸质副本，电话）？每个帐户占什么百分比？
我们每天收到多少订单？
谁收到订单？
订单是否被编辑？
我们有多少活跃客户？
我们从新客户那里收到了多少订单？
EDI中有多少个订单失败？
未经进一步研究便无法输入多少个订单？
输入订单需要多长时间？
有多少笔未通过信用检查的订单，以及它们搁置了多长时间？
从收货到发货我们什么时间处理？
多少订单有多行？
第一遍可以完成多少个订单？
我们可以在订单输入时承诺发货日期吗？
我们可以在订单输入时验证价格并匹配客户发送的价格吗？
本质上，您希望记录端到端的过程，包括所有切换和接触点。我们建议根据负责的员工或部门将流程组织到泳道中。
后续会话不必是一个冗长的会话，但是它应该遍历每项技术和功能要求，以验证是否正确理解了每一项。应该包括所有相同的涉众，以便他们可以验证您在纸上写的是他们的意思。
在选择ERP之前花时间定义其业务需求的公司更有可能从其ERP项目中获得可衡量的业务收益。
但是，需求收集是复杂且耗时的，因此许多公司放弃了它来加速他们的选择。尽管如此，有些公司还是花时间收集需求，并经常聘请ERP顾问来确保获得更加无缝的需求收集经验。
客服毛燕