ERP软件可能是一项价值数百万美元的投资，但是公司通常不会在谈判其他交易时投入相同的时间，专业知识和资源来谈判这些主要的资本支出。
这并不是说公司并不担心ERP软件或实施ERP软件的成本，但它们确实会忽略某些成本变量。公司通常最关心这些明显的变量：软件成本，维护成本，小时费率和服务范围。
尽管这些都很重要，但它们通常并不是对总拥有成本影响最大的事物。相反，潜伏在表面之下的事物才有所作为。
我们的一些客户参加了供应商谈判，准备在成本上击败他们的供应商。但是，与您的软件供应商进行合同谈判并不仅仅是降低成本。它还涉及管理风险以及明确角色和责任。
如果供应商将所有风险转移给您，以帮助您达到期望的数量，那么低成本交易对您没有多大好处。幸运的是，大多数供应商愿意就角色和职责进行谈判。
在审查供应商合同和工作说明时，有一些问题要问自己：
谁负责培训最终用户？
谁负责数据清理和迁移？将转换多少历史数据？
谁来负责内部和外部资源的整体项目管理？
围绕软件配置更改的假设是什么？如果您已经购买了“行业预配置”解决方案，则这一点尤其重要。
供应商认为您将为该项目投入多少内部资源？
谁负责系统测试，业务流程测试和集成？
谁将在系统中创建系统和安全配置文件？
谁来处理Sarbanes-Oxley，FDA，系统验证和其他法规遵从性要求？
不断更新软件版本，可用模块的多种变化以及演示和投标周期之间的脱节可能会造成歧义。
例如，并非所有的 ERP供应商都将 功能组合在同一模块中。虽然用于一个系统的客户关系管理（CRM）模块可以包括将潜在客户转换为具有相应订单的客户的可靠方法，但其他系统可能需要使用订单输入模块。
当销售团队演示产品的一个版本时，公司也可能会感到困惑，而提案团队则假定软件的不同版本而没有解释差异。
这是供应商真正获利的地方。因此，供应商通常会按此年费收取费用，特别是如果您已经就软件许可达成了激进的协议。
至少，您应该记住包括供应商可以提高其年度维护费用的最大金额。询问供应商能否使价格至少稳定三年，是控制成本的好方法。
与任何谈判一样，供应商通常从以其标价提供软件开始，然后从那里降价。
不要害怕要求您的供应商降低其软件价格，尤其是与许可成本有关的价格。供应商通常在软件定价方面很灵活，因为他们有其他几种赚钱的方式，无论是通过持续的维护，专业服务还是培训。
要寻找的一些常见问题包括付款条件（您不想为所有事情先付钱），以及如果您不喜欢供应商的技术实施资源会发生什么。
通常，您想寻找其他条件，这些条件可能对供应商比对您的公司更有利。
一个普遍的陷阱是，购买不必要的软件，无论是使用不必要的模块还是使用过多的用户。例如，我们最近与一家中型制造公司合作，估计该公司已购买了600,000美元的许可证，这些许可证在不久的将来不会被公司使用。
随着时间的推移，添加到您的购买中总是比较容易的，但是几乎不可能缩减已承诺的许可证。即使您的ERP供应商为您提供了“千载难逢”的软件许可协议，您也可能会因购买不需要的软件而过度节省成本。
不要让这些“时间敏感”的折扣产生紧迫感。折扣期过后，大多数销售代表将继续遵守折扣价。
我们建议您在需要时购买所需的东西，并预先协商未来的购买价格，以避免许可成本增加。当我们为客户协商交易时，他们能够以预定的价格购买额外的许可证，模块或用户三年或更长时间。
在任何行业中，最常见的销售策略之一就是在潜在购买者的心中制造恐惧，不确定性和怀疑。无论是被告知只有供应商的直接专业服务团队才有能力执行该计划，还是由未经认证的顾问来安装和配置软件，维护合同都将失效，ERP解决方案的购买者将面临类似的策略。
关键是要了解哪些消息是真实的，而不是FUD。这是一项在行业中具有广泛知识和经验的技能。
您可以问自己一些问题，以帮助您确定谈判杠杆的要点：
哪些供应商提供与您相似的公司？
竞争厂商提供什么？
您的现有供应商是否通过升级或迁移信用额度提供了一些额外的杠杆作用，从而可能给其他供应商带来成本压力？
我们看到太多的公司不接受一个供应商的建议，也没有对其他供应商进行评估，因此对一个供应商实行零投入。如果您有竞争性报价，则可以要求首选供应商满足低成本供应商提供的价格。您还可以根据任何功能差距或疑虑做出让步。
令人惊讶的是，供应商的项目计划经常不将关键项目活动分配给供应商或客户，而是完全忽略了它们。
例如，除了基本的最终用户培训之外，大多数变更管理活动都未包括在项目计划中。此外，业务流程管理过分简化，以至于无需修改即可直接使用软件工作流程。
我们建议在发布建议书（RFP）之前改进和记录您的流程。这样可以确保供应商了解您的独特流程，并且不会假设您会立即实现所有功能。
尽管此技巧似乎与旨在限制项目成本的传统合同谈判无关，但现实期望的长期成本节省可能与您谈判的直接成本节省一样重要。
您不想参加谈判，以为您仅在将成本转移到其他预算类别，将来产生更多成本或增加实施风险的情况下就取得了很大的成绩。
话虽如此，公司不应该在不完全了解固定成本合同的情况下订立固定成本合同。
从表面上看，这是一个绝妙的主意：100％的成本可预测性，并将风险从您自己的公司转移到您的ERP供应商。但是，固定报价合同具有一些潜在的灾难性后果，其破坏性甚至比其要解决的问题更具破坏性。
根据我们作为许多失败的ERP项目的软件专家见证的经验，我们发现固定投标合同通常是ERP失败的根本原因。在不完全了解成本和风险的情况下签订固定成本合同绝不是一个好主意。
与您的ERP供应商或系统集成商签订固定报价合同有以下三种后果：
高管通常不了解成功的ERP项目的复杂性和规模，因此他们依靠ERP供应商来指导他们。但是，只有内部执行人员和管理团队成员才能提供使ERP项目成功所需的方向，资源，运营决策和监督。
实际上，非技术方面的管理方式最终将决定项目的成功。这些非技术方面包括诸如业务流程再造和组织变更管理之类的活动。没有您的执行团队的参与，任何供应商都不会神奇地改善您的流程并获得员工的认可。
当我们在ERP 软件选择计划和合同谈判中为客户提供建议时，很少看到供应商在不包含缓冲区的情况下对投标书进行投标投标，通常不超过30％到40％。换句话说，它们将采用估计的时间和小时率，并添加一个缓冲区以使它们免受超支的风险。
此外，如第1点所述，它们将同时缩小范围，为客户管理更多的成本更高，更耗时的活动。
归根结底，这并不能降低成本，它只是将成本从供应商转移到了实施公司。更糟的是，大多数公司并不完全了解从一方转移到另一方的成本，因此最终他们抱有极其不切实际的期望。
您绝对可以利用固定成本合同的潜在优势，而不会遇到上述挑战。以下是充分利用固定报价合同的一些技巧：
独立的ERP顾问（例如鑫北斗）可以确保您严格管理范围，里程碑，预算和供应商活动。我们的项目审核服务将帮助您维护按时和预算内的项目。
这对任何ERP项目都是如此，但对于固定竞标项目尤其如此。确保为业务流程管理和组织变更管理分配了足够的时间和资源。您的供应商不会将这些纳入其范围的可能性很大。
ERP供应商的绝大多数销售代表都是好人。实际上，给您一个好的价格符合他们的最大利益，因为进行销售的想法是使您成为长期客户。供应商希望长期的收入流是可预测的。
您如何判断您的销售代表是否是优秀的销售代表之一？查找以下迹象：
向您出售您绝对需要的模块，并且从不鼓励您一次购买所有产品
在总拥有成本中包括硬件成本，项目资源，集成，定制和其他隐藏成本
在提案和合同中包括所有关键项目活动
根据所有关键项目活动的范围估算部署时间
知道如何区分为您的公司增加价值和竞争优势的流程与那些不为您的流程增值的流程
在选择ERP的过程中，许多公司都难以理解和比较供应商的工作说明。其中一些公司聘请了ERP顾问来帮助他们浏览成本变量并商定优惠条件。
但是，选择合适的ERP顾问可能与选择ERP系统一样令人困惑。任何ERP顾问都可以声称可以提供供应商谈判服务，但并非所有顾问都具有有效的方法。在评估ERP顾问的供应商谈判方法时，请考虑它是否包括以下四个活动和可交付成果：
ERP顾问应与您合作制定ERP合同谈判策略。理想情况下，他们会询问您目标和优先事项。例如，减少运营支出或减少资本支出对您来说是否更为重要？
他们还将帮助您确定最重要的合同条款。这些可能包括术语，例如：
许可付款应分散在可交付成果上。
组织每年将花费x金额。
订阅费用在x年内不会增加。
您可能已经发现，供应商的报价不容易比较。因此，ERP顾问可以提供的最有价值的交付物是一份谈判工作簿，其中显示了您与主要竞争者之间的比较。
这是很有价值的，因为对于ERP软件解决方案的定价没有统一的标准。例如，一些供应商向指定用户定价其软件，而其他供应商向并发用户定价。
苹果之间的比较也很有用，因为供应商的工作陈述有各种假设，例如：
您将立即使用所有软件功能
您将使用x现成的功能
您将需要x量的定制
您将采用x实现方法
您将主要使用内部资源
您将负责所有ERP数据迁移
谈判工作簿可帮助您根据自己的独特要求和数字策略（而不是供应商的假设）来理解工作陈述。您的ERP顾问应通过促进活动来帮助您理解需求，例如：
确定理想的软件定制水平，并确保仅在绝对必要时进行定制（即，提高竞争优势）
了解您可以合理地将多少专用于项目的内部全职资源以及需要多少供应商资源
了解在系统中自动执行工作流所需的时间以及它的复杂程度，以及由谁来配置工作流
确定每个项目阶段应包括哪些活动
长期成本视图与短期视图一样重要。理想的ERP顾问将提供三年的总拥有成本分析–或使用对您的ERP实施时间有意义的任何时间范围。
该分析应作为谈判工作簿的一部分。分析考虑因素，例如：
投资回收期 – 鑫北斗客户通常在三年内收回其ERP项目的成本。
收益实现时间表 –全景图客户通常会在上线9到12个月内从开箱即用的功能中获得ERP业务的全部收益。
部署模型 –大多数ERP供应商都鼓励使用云托管模型和SaaS许可模型。如果您正在考虑使用SaaS许可，则可能会因附加功能，数据或交易而增加年度费用。
许可结构 –用户数量和用户类型将影响您的费用，如果您选择基于用户的定价模型。许多ERP供应商低估了使他们的系统看起来更便宜的用户数量。
实施方法 –您将使用分阶段，大爆炸或混合方法吗？如果分阶段执行，您将按功能或按模块分阶段进行？确保您的ERP供应商不要期望您预先购买所有许可证。
软件成本与服务成本 – 软件成本与服务成本之比应为2：3。
软件配置 –您需要花多长时间配置每个业务流程？是否存在任何流程依赖性（需要在其他流程之前设置的流程）？
资源费率 – 鑫北斗客户通常为每个供应商资源支付175-225美元。如果协商的价格过低，您可能最终会遇到ERP项目团队中的新手。
您的团队过去曾进行过大额采购，并且您不希望ERP顾问来控制。理想的ERP顾问将采取协作的方式，并具有足够的灵活性来响应您的独特需求：他们可以代表您进行谈判，为您准备与ERP供应商进行谈判或与您进行电话通话。
无论选择哪种方法，您都应力争将成本节省30-60％。您节省的资金将取决于您的组织规模和所选的ERP供应商。一些供应商的折扣不会低于20％。通过确保维护成本是基于购买价而不是目录价的，您可以实现额外的节省时间的成本。
全景图客户通常需要进行三到四轮谈判，谈判可以持续三周到几个月。
客服毛燕